مدرس: جناب آقای مهندس نیازی
امکانات ویژه نرمافزار مالی و اداری تدبیر برای مجموعه‌های بازرگانی
کدام زیرسیستم‌های تدبیر برای شرکت‌های بازرگانی مناسب است؟
بسته بازرگانی تدبیر(ست تجاری) شامل ۴ سیستم “حسابداری، خزانه‌داری، خرید وفروش و انبار” میباشد که تامین‌کننده نیازهای اولیه شرکت‌ها و موسسات بازرگانی است. این چهار سیستم به عنوان سیستم‌های پایه در نظر گرفته میشوند، ولی با توجه به نوع فعالیت شرکت (بازرگانی داخلی، خارجی، توزیع و…) و نیاز کاربر میتوانند توسط زیرسیستم‌های اختیاری دیگری تکمیل شوند (مانند سفارشات خارجی، توزیع، خدمات پس از فروش، اشانتیون، اموال و دارایی‌های ثابت و …).
از مزایای کلی این بسته بازرگانی میتوان به امکانات عمومی آن اشاره کرد. در هر نسخه میتوان چندین شرکت با پایگاه داده‌های مجزا تعریف کرد که برای شرکت‌های هلدینگ و موسساتی که شعب متعدد دارند، بسیار حائز اهمیت است.
سرفصل‌های حسابداری (کدینگ حساب‌ها) در هفت سطح کل، معین، تفصیلی و چهار سطح تفصیلی شناور قابل تعریف هستند. ضمن اینکه دو سطح دیگر تحت عنوان مرکز هزینه و پروژه نیز میتوانند به عنوان مکمل این سطوح در سراسر سیستم مورد استفاده قرار گیرند.
سیستم حسابداری: این سیستم شامل تمامی رویه‌ها و گزارشات استاندارد مالی و حسابداری میباشد. در این سیستم میتوان کلیه عملیات و تراکنش‌های مالی و سندهای حسابداری را ایجاد، مشاهده و مدیریت کرد. گزارشهای مالی استاندارد از قبیل دفاتر روزنامه، دفاتر حساب در سطوح مختلف، تراز آزمایشی، ترازنامه و سود و زیان) در هر لحظه قابل استفاده هستند. به‌علاوه، امکانات مربوط به بستن حساب‌ها و انتقال مانده‌ها به دورهی مالی بعد (از طریق سندهای اختتامیه و افتتاحیه) و گزارشهای مدیریتی تعریف شده در سیستم که شامل گزارشهای مقایسهای، نموداری و تحلیلی میشود، نیز در دسترس کاربران میباشد.
در بخش امکانات عمومی، تعریف کاربران، گروه‌ها و دسترسیهای مربوطه را داریم و میتوانیم روی همه فرم‌ها و یکایک عملیات هر فرم به طور جداگانه دسترسی ایجاد کنیم. همچنین امکان تعریف شرکت‌ها و انجام تنظیمات محیطی نیز در این بخش وجود دارد.
سیستم خزانه‌داری: این سیستم کنترل و مدیریت کلیه فرم‌ها و رویه‌های مربوط به بخش خزانه‌داری یک موسسه از قبیل دریافت و پرداخت چک‌ها و وجوه نقد، کنترل وضعیت بانک‌ها، مدیریت تنخواه‌ها و معاملات اقساطی را به عهده دارد. در این سیستم چکهای دریافتی و پرداختی موسسه وعملیات مختلف مربوط به آنها از قبیل به جریان گذاشتن، وصول، واگذاری، برگشت و بلااقدام کردن را میتوان مدیریت نمود. همچنین گزارشهای کاربردی از جمله گزارش منابع و مصارف، وضعیت بانک‌ها و صورت مغایرت بانکی را میتوان مشاهده کرد. عملیات دریافت و پرداخت وجوه نقد و چک‌ها در سیستم خزانه‌داری، با سیستم حسابداری و سیستم خرید و فروش مستقیما در ارتباط است. به این معنی که برای کلیه عملیات خزانه‌داری، ثبت‌های مالی متناظر به صورت خودکار در سیستم حسابداری ایجاد میشود. همینطور فاکتورهای فروش یا خرید صادره در سیستم خرید و فروش را میتوان مستقیما از طریق فرم‌های دریافت و پرداخت خزانه‌داری تسویه کرد. این ارتباط می‌تواند چند به یک یا یک به چند نیز باشد، مثلا چند فاکتور را میتوانیم با یک چک تسویه کنیم یا بالعکس، چند چک را برای تسویه یک فاکتور به کار ببریم. هوشمندی‌هایی نیز پیشبینی شده، از جمله اینکه امکان نمایش هشدار براساس سررسیدها وجود دارد، به طوری که به محض ورود به سیستم، هشدار مربوط به چکهای با سررسید روز نمایش داده میشود. هوشمندی‌هایی در رابطه با چک برگشتی نیز در سیستم تعبیه شده به این شکل که هنگام صدور فاکتور برای خریداری که چک برگشتی دارد، پیام هشدار یا خطا نشان داده میشود. در ضمن سیستم مانده حساب‌ها را بررسی می‌کند و اگر مانده بانک منفی باشد هشدار می‌دهد.
سیستم خرید و فروش: اساسی‌ترین سیستم در شرکت‌های بازرگانی است. در منوی آن اطلاعات اولیه از جمله واحدهای اندازه‌گیری، کالاها، مشتری‌ها و واسطه‌های فروش تعریف میشوند. برای هر کالا میتوان تا هفت سطح گروه‌بندی ایجاد کرد و هر کالا بسته به سایز، رنگ، کشور سازنده و… در گروه مورد نظر تعریف میشود. به‌علاوه، برای هر کالا نام، کد، بارکد، روش قیمت‌گذاری و واحدهای اندازه‌گیری را میتوان تعیین کرد و در برخی صنایع، آیتم‌هایی نظیر شماره قطعه، مشخصه و مدل نیز وجود دارد که براساس آنها میتوان گزارشگیری کرد. همچنین تصویر کالا را میتوان بارگذاری و سپس در فاکتور فراخوانی کرد.
بحث دیگری که در شرکت‌های بازرگانی و انبار اهمیت دارد، حداکثر و حداقل موجودی و نقطه سفارش است که اگر کالا به نقطه سفارش رسید، سیستم هشدار دهد و بصورت خودکار برگه سفارش خرید صادر شود.
علاوه بر این، امکانات دیگری بخصوص برای شرکت‌های بازرگانی تعبیه شده است. یکی از آنها لیست قیمت‌های فروش است که این لیست را میتوان به چند روش مختلف تعریف و برای هر کالا تا بیست قیمت ایجاد کرد. این بیست قیمت می‌تواند برای مشتریان مختلف، متفاوت باشد. در واقع سیاست‌های قیمت‌گذاری در نرمافزار جامع مالی و اداری تدبیر دست کاربر را باز می‌گذارد تا برای انواع و اقسام حالت‌ها، قیمت‌های مدنظر خود را تعریف کند (قیمت‌های ثابت، اول تا بیستم، درصدی از قیمت تمام شده، قیمت براساس هر مشتری یا کالا یا براساس آخرین قیمت فروخته شده). این مکانیزم‌های پیشنهاد قیمت، با توجه به دسترسیهای کاربران و سیاست‌های آن مجموعه در خصوص قیمت و تخفیف مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای مشتریان نیز میتوان طبقهبندی‌های مختلف ایجاد کرد. در واقع میتوان اطلاعات اولیه، اعتبار، شماره تماس، استان، شهر، منطقه و آدرس مشتریان را ثبت کرد. تعریف اعتبار برای هر مشتری باعث میشود که در حین صدور فاکتور، سیستم سقف اعتبار مشتری را کنترل کند.
نرمافزار بازرگانی تدبیر قابلیت پشتیبانی از سناریوها و رویه‌های مختلف عملیاتی را دارد. انواع مختلفی از سناریوها بصورت پیشفرض در این سیستم وجود دارد. برای مثال، ساده‌ترین رویه کاری در سیستم بازرگانی این است که مستقیما فاکتور فروش صادر کنیم: “با صدور و ثبت فاکتور فروش، سند حسابداری مربوطه ایجاد میشود، حواله انبار صادر می‌گردد و خروج کالا از انبار به صورت مقداری و ریالی صورت میپذیرد”. اما روشهای پیچیده‌تری هم وجود دارد: برخی مجموعه‌ها “ابتدا پیش‌فاکتور صادر می‌کنند، سپس تمام یا بخشی از آن را به فاکتور تبدیل می‌نمایند”. راه دیگر این است که: “ثبت سفارش انجام دهیم، سفارش‌ها پالایش شوند، بخشی از آنها به پیش فاکتور و بخشی از پیش‌فاکتورها به فاکتور تبدیل شوند”. سناریوی دیگر آن است که “بعد از ثبت سفارش و تبدیل آن به پیش‌فاکتور، درخواست تحویل کالا یا مجوز خروج کالا از انبار صادر و تبدیل به حواله شده و این حواله نهایتا توسط فاکتور فروش فراخوانی شود”. سناریوهای دیگری نظیر فروش بارکدی و ثبت قراردادهای خرید و فروش نیز توسط سیستم جامع تدبیر پشتیبانی میشوند. برای هر یک از این سناریوها و رویه‌های کاری، گزارشهای آمادهای وجود دارد که امکان مقایسه میزان سفارش، پیش فاکتور، درخواست تحویل کالا به مشتری، فاکتور فروش و حواله انبار را فراهم می‌کند و کنترل اقلام باز مربوطه را نیز میسر می‌سازد.
سیستم خرید و فروش تدبیر لینک مستقیم به سیستم‌های خزانه‌داری، حسابداری و انبار دارد. به طور مثال اگر فاکتور فروش را ثبت کنیم، برای آن سند حسابداری و حواله انبار صادر میشود. در سیستم خزانه‌داری میتوانیم امور تسویه فاکتور را انجام دهیم و از طریق آن به فرم‌های صندوق دسترسی مستقیم داشته باشیم. در سیستم خرید و فروش میتوانیم فرم حواله را مستقیما از داخل فاکتور فروش احضار کنیم. آیتم‌هایی از قبیل صورتحساب مشتری، تنظیمات سیستم پورسانت و … را نیز میتوان از داخل فاکتور فراخوانی کرد. در این سیستم واسطه‌های فروش را نیز میتوان تعریف و هنگام صدور فاکتور از آنها استفاده کرد. با استفاده از محیط طراحی گزارشات میتوانیم گزارشات چاپی مختلف را با فرمت و سلیقه مورد نظرمان طراحی کرده و مورد استفاده قرار دهیم. ضمن اینکه صدها گزارش آماده که طی سال‌ها تجربه و بر اساس نیازهای واقعی کاربران تهیه شده‌اند، به طور پیشفرض درون سیستم قرار دارند و میتوانند به همان صورت و یا پس از اعمال تغییرات جزئی مورد نظر کاربر، مورد استفاده قرار گیرند.
در منوی انبار از سیستم جامع مالی و اداری تدبیر، پس از تعریف اطلاعات پایه از قبیل انبار، قفسه و کالا میتوانیم با توجه به دسترسیهای تعیین‌شده توسط مدیر سیستم، از دو گروه عملیات مقداری و ریالی استفاده کنیم. فرم‌های متعدد و متنوعی از قبیل رسید و حواله انبار، درخواست کالا، سفارش خرید، ورود و خروج کالا، انتقال بین انبارها، رسید محصول و … امکان انجام این عملیات را برای کاربران سیستم انبار تدبیر فراهم می‌کنند. در مجموعه‌های تولیدی میتوانیم برای محصولات خود فرمول ساخت تعریف کرده و بر مبنای آن، رسید محصول صادر کنیم و قیمت تمام شده کالاهای ساخته شده را بدست آوریم. در این سیستم فرم‌ها و امکانات لازم برای انبارگردانی نیز وجود دارد که امکان ایجاد تگ و شمارش کالا در مراحل سه‌گانه و تهیه گزارشهای مغایرت انبار و گزارشهای مقایسهای متنوع را فراهم می‌کند.
به طور کلی با بهره‌گیری از این چهار زیرسیستم از مجموعه نرم‌افزارهای جامع مالی و اداری تدبیر میتوانیم کلیه فعالیت‌های یک شرکت بازرگانی را از صفر تا صد کنترل و مدیریت کنیم و در لحظه به همه گزارشهای حساس و مدیریتی دسترسی داشته باشیم. همچنین امکان تهیه گزارشهای متنوع برای سازمان‌های مختلف از قبیل سازمان تامین اجتماعی، اداره دارایی و دیوان محاسبات را نیز داریم. نوشتن دفاتر قانونی، تهیه صورت‌های مالی اعم از: گزارش سود و زیان و ترازنامه و تهیه گزارشات فروش فصلی را نیز میتوانیم به راحتی و با سهولت تمام انجام دهیم.
ویدیوها و نکات مهم آموزشی نرمافزار جامع مالی اداری تدبیر در کانال رسمی تلگرام ما قابل مشاهده است.
جهت عضویت در کانال رسمی تلگرام کلیک نمایید.