فصل اول: مبانی بودجهبندی
مقدمه:
محدودیت منابع اقتصادی بر همه جوامع حاکم است. از سوی دیگر، نیازهای انسان نامحدود است، لذا جوامع انسانی ناگزیرند تا در بکارگیری منابع در اختیار به نوعی برنامهریزی نمایند. به نحوی که نیازهای نامحدود بر حسب اهمیت آنها اولویتبندی شده و منابع در اختیار صرف مرتفع نمودن نیازهای مهمتر گردد.
بر اساس همین مفهوم است که سازمانها نیز به برنامهریزی اقدام میکنند. از نظر مالی، مهمترین ابزار برنامهریزی سازمانها، تدوین بودجه [۱] است.
بودجهبندی، ابزاری حسابداری است که جهت عملیاتی کردن استراتژی سازمان از آن استفاده میشود. این ابزار به مدیران کمک میکند تا بتوانند اقدامات لازم در راستای موفقیت در بازار و حفظ رضایت مشتریان را برنامهریزی و کنترل نمایند.
بودجهها ابعاد مالی فعالیتهای برنامهریزی شده را نشان میدهند و مدیران با استفاده از آنها قادر خواهند بود مشکلات بالقوه را پیشبینی و در جهت رفع آنها اقدام نمایند. بدین ترتیب مدیران بجای برخورد با مشکلات بالقوه، از تمام انرژی در دسترس خود استفاده خواهند کرد تا به بهترین وجه از فرصتهای پیش رو بهرهبرداری نمایند.
بودجه و برنامهریزی:
بودجه بیانی مستند و مشروح از برنامهها و اهداف مدیریت برای یک دوره زمانی مورد نظر در آینده است.
به بیانی دیگر بودجه عبارت است از:
الف) بیان کمّی اهداف مدیریت برای یک دوره زمانی خاص
ب) ابزاری در جهت هماهنگی اقدامات لازم برای اجرایی کردن این اهداف.
بودجهبندی[۲] بخشی جداییناپذیر از برنامهریزی است. انواع برنامهریزی با توجه به دوره زمانی عبارتند از:
- برنامه بلند مدت: به طور معمول دورهای بین ۵ تا ۱۰ سال را در بر میگیرد. این گونه برنامهها ماهیت راهبردی داشته و در برگیرنده اهداف کلی سازمان هستند.
- برنامه میان مدت: دورهای بین ۱ تا ۵ سال را شامل میشود.
- برنامه کوتاه مدت: دوره زمانی کمتر از ۱ سال را پوشش میدهد. در برنامههای کوتاه مدت، عملیات هر ماه، هفته و حتی روزانه به تفصیل ارائه میگردد.
اهداف بودجهبندی:
اهداف کلی بودجه عبارت است از:
- انتقال راهکارها و آرمانهای سازمانی به کلیه قسمتهای سازمان (از قبیل هر بخش، واحد یا دایره)
- تفویض اختیار به مدیران بخشهای مختلف (اختیار جهت مصرف منابع و مسئولیتپذیری در قبال نتایج تصمیمها)
- هماهنگی فعالیتهای عملیاتی از قبیل تولید و فروش
- اندازهگیری و مقایسه نتایج واقعی با پیشبینی شده
- نظارت بر عملکرد واقعی و در موارد لزوم پیگیری انحرافات ایجاد شده.
- تشویق مدیران به برآورده کردن انتظارات و استفاده از منابع سازمان به طور کارا
ارزیابی و بازبینی مجدد استراتژی و طرحهای عملیاتی هنگامی که شرایط تغییر میکند.
طبقهبندی بودجهها:
بودجه ثابت[۱]:
بودجه‌ای است که از یک سطح معین فعالیت تهیه میشود. فعالیت میتواند میزان تولید، میزان فروش، تعداد، ساعت کار و غیره باشد. به طور مثال اگر هزینه مواد اولیه فقط برای تولید ۲۰۰ هزار محصول برآورد شود، به آن بودجه ثابت میگویند.
بودجه قابل انعطاف[۲]:
بودجه‌ای است که دامنه معینی از فعالیت را در سطوح مختلف آن در بر میگیرد و رابطه آن به صورت زیر تعریف میشود:
Y = A + BX
که در این رابطه Y جمع هزینه، A مبلغ ثابت هزینه، B نرخ محرک هر واحد و X محرک فعالیت است.
همانطور که در این رابطه ملاحظه میشود، هزینه را میتوان به دو گروه ثابت و متغیر تقسیم کرد.
هزینه ثابت[۳]: هزینهای است که در یک دامنه معین از فعالیت طی یک دوره در کل ثابت باشد. مثلاً هزینه اجاره، بیمه و استهلاک
هزینه متغیر[۴]: هزینهای است که در کل همسو با تغییرات سطح فعالیت است به نحوی که با افزایش سطح فعالیت مبلغ کل هزینه متغیر افزایش و با کاهش سطح فعالیت کاهش مییابد.
_________________
[۱] Static budget
[۲] Flexible budget
[۳] Fixed costs
[۴] Variable costs
بودجه بر مبنای صفر[۱]:
در روال عادی بودجهبندی با استناد به ارقام تاریخی گذشته و اصلاح و تعدیل آنها، نسبت به پیشبینی وقایع آینده اقدام میکنند. اما در بودجهبندی بر مبنای صفر، بدون در نظر گرفتن اطلاعات گذشته، بودجه سالهای آینده را برآورد میکنند. در این بودجهبندی تأکید اساسی بر این است که بودجه و برنامههای فعلی نباید پایه و اساس تدوین بودجه سالهای آتی قرار گیرد. بلکه همه ساله باید تمام بررسیها و برآوردها از ابتدای امر صورت گیرد.
این نوع بودجه نیاز به دقت و صرف وقت بسیار فراوان دارد به نحوی که برنامهها و بودجهها طوری باید تنظیم شوند که احیاناً در مراحل بعد نیازی به اصلاح و تعدیل و یا حذف آنها نباشد.
بودجه مستمر یا چرخشی[۲]:
بودجه مستمر یا چرخشی بودجه‌ای است که همواره برای یک دوره زمانی خاص آتی در دسترس میباشد. یعنی پس از سپری شدن یک ماه، رقم آن از بودجه حذف و ارقام بودجه‌ای در آخر اضافه میشود. بنابراین همیشه یک بودجه دوازده ماهه در اختیار است.
امروزه بسیاری از شرکتها از بودجه مستمر چرخشی استفاده میکنند.
بودجه جامع[۳]:
بودجه جامع ترکیبی از کلیه بودجهها است به نحوی که تصویری فراگیر از همه جنبههای عملیات سازمان برای یک دوره زمانی معین در آینده ارائه میدهد.
بودجه جامع، طرحی جامع برای دوره مالی پیش رو است. این دوره مالی اغلب یک ساله، فصلی و یا ماهانه است. در این بودجه، تصمیمها و عملیات آتی یک سازمان منعکس شده و خلاصهای از این تصمیمها در قالب مجموعهی صورتهای مالی بودجه شده ارائه میشود. این صورتهای مالی پیشبینی شده، اغلب حاصل برآوردهای فروش و مخارج دوره آتی بوده و شامل صورت سود و زیان بودجه‌ای، ترازنامه بودجه‌ای و صورت جریان نقد بودجه‌ای هستند.
_____________________
[۱] Zero-based budgeting
[۲] Rolling budget
[۳] Master budget
بودجه جامع از دو بخش کلی زیر تشکیل شده است:
- بودجه عملیاتی[۱]
در بودجه عملیاتی، مدیران برای درآمد فروش، تولید و هزینههای عملیاتی برنامهریزی میکنند. به بیان دیگر بودجه عملیاتی بودجه‌ای است که نتایج مورد انتظار از اجرای عملیات را بر سود شرکت نشان میدهد و در برگیرنده اجزای مختلف صورت سود و زیان بودجه‌ای است. مراحل تهیه آن طبق نمودار شماره یک است.
- بودجه مالی
در این بودجه، نحوه دستیابی به منابع و وجوه لازم جهت اجرای بودجه عملیاتی و نحوه مصرف آن وجوه طی دوره بودجه پیشبینی میشود. به عبارت دیگر در بودجه مالی، طرحهای مدیریت جهت انجام مخارج سرمایهای و مدیریت وجه نقد، منعکس و نتیجه آن در ترازنامه بودجه‌ای و صورت جریان وجه نقد بودجه‌ای ارائه میشود. مراحل تهیه آن طبق نمودار شماره دو است.
محدودیتهای بودجهبندی
- بودجه فقط یک برآورد است و نه مستندی از واقعیت. بنابراین بودجه هرگز نمیتواند از تحقق کامل ارقام پیشبینی شده اطمینان حاصل کند.
- بودجه جایگزینی برای عملکرد صحیح مدیریت نیست.
- تدوین بودجه تضمینی برای موفقیت نیست. موفقیت فقط با تلاش مدیریت و کارکنان سازمان حاصل میشود.
- پس از تدوین بودجه، تغییر در آن دور از ذهن نیست. با تغییر شرایط، بودجه باید تعدیل و اصلاح شده و یا بودجه جدیدی تهیه گردد.
____________________
[۱] Operating budget
نمودار شماره یک – بودجه عملیاتی
نمودار شماره دو – بودجه مالی
منابع :
دکتر ایرج نوروش – مرور ی جامع بر حسابداری صنعتی
محمد نصیرپور – بودجه بندی
SID KEMP & ERIC, BUDGETING FOR MANAGERS – 2003