تسویۀ یک بارۀ تعداد زیادی فاکتور با تعداد زیادی چک متعلق به یک طرف حسابفرض کنید چند فاکتور فروش تسویه نشده از یک مشتری دارید که مابه‌ازای آنها چند چک از او دریافت کرده‌اید. حالا می‌خواهید ثبت تسویۀ فاکتورها را با چکهای دریافتی در نرم‌افزار مالی تدبیر انجام دهید. چگونه این کار را انجام می‌دهید؟
در تدبیر روشهای مختلفی برای انجام این کار وجود دارد که بسته به نحوۀ سازماندهی دسترسیها و صلاحدید سازمان می‌تواند انتخاب شود و مورد استفاده قرار گیرد، مثلاً:
۱-  می‌توانید ابتدا فاکتورها را ثبت کنید، سپس به ازای هر فاکتور، فرم تسویه را باز کنید و با فشردن دکمۀ «صندوق» و ثبت چک در فرم دریافت نقدی متناظر چکها را به ازای فاکتورها ایجاد و خرج کنید (در این حالت کاربری که این کار را می‌خواهد انجام دهد هم باید دسترسی ایجاد فاکتور در سیستم خرید و فروش و هم دسترسیهای لازمه را در سیستم خزانه‌داری داشته باشد).
۲-  می‌توانید فاکتورها را ثبت کنید، چکها را هم ثبت کنید و با استفاده از دکمۀ انتخاب فاکتور در فرمهای چک یا دریافت نقدی آنها را بابت فاکتورهای ثبت شده خرج کنید (کاربری که به این صورت عمل می‌کند می‌تواند دسترسی ایجاد فاکتور نداشته باشد و فاکتورها را کاربر دیگری وارد سیستم کند و تسویۀ آنها را با چکها و وجوه نقد به کاربر خزانه‌داری محول کند).

۳-  می‌توانید فاکتورها را ثبت کنید، چکها را هم ثبت کنید و سپس با استفاده از دکمۀ «تسویه با چکها و وجوه نقد» در فرم تسویۀ فاکتور چکهای متناظر را انتخاب و فاکتورها را با آنها تسویه کنید (کاربر خرید و فروش بدون دسترسی ایجاد چک یا فرم نقدی می‌تواند چکهای ثبت شده توسط کاربر خزانه‌داری خرج کند).
در هر کدام از این راه‌حلها یا باید فاکتور به فاکتور کار تسویه را انجام دهید و یا چک به چک.
فرض کنید شما به ازای ۲۰۰ فاکتور ثبت شده در سیستم ۲۰ چک دریافت کرده‌اید. این چکها نه از نظر شما و نه از نظر خریدار شما تناظر معنی‌داری با فاکتورها ندارند و فقط برای دو طرف جمع مبالغ مهم است، برای شما مهم است که مشخصات چکها در سیستم ثبت شود و مبلغی برابر با جمع مبالغ آنها از جمع مبالغ فاکتورهای خریدار شما تسویه شده فرض شوند. فکر می‌کنید می‌توان این کار را به یک باره انجام داد؟ در تدبیر نسخۀ ۷٫۶۹ به بالا چنین امکانی وجود دارد.
برای این کار، پس از ثبت فاکتورها و چکها، «گزارش عملیات نقدی مرتبط با تسویۀ فاکتور» را اجرا و در سناریوی مثال ما (فاکتور فروش)، پارامترها را در حالت زیر تنظیم کرده، با انتخاب گزینۀ «فیلتر بر اساس طرف حساب فاکتور قابل تسویه» حساب او را انتخاب کنید. سپس چکهای مورد نظر را با دکمۀ + علامت زده و دکمۀ مشخص شده در شکل (تسویۀ فاکتورهای تسویه نشدۀ انتخابی مشتری با ردیفهای علامتگذاری شده) را بزنید.

در فرمی که باز می‌شود می‌توانید فاکتورهای مورد نظر را علامت بزنید (باقیماندۀ مثبت نشان دهندۀ آن است که جمع مبلغ چکها بیشتر از فاکتورهاست و منفی معکوس این قضیه، اما می‌توانید بدون توجه به باقیمانده همۀ فاکتورها را علامت بزنید).

نهایتاً با زدن دکمۀ «تسویه» سیستم تسویه را انجام داده، گزارشی از نحوۀ انجام تسویه نمایش می‌دهد.

پرسشی که ممکن است در استفاده از گزارش یاد شده به ذهن خطور کند تفاوت «ذینفع» یک چک با «طرف مقابل» آن است. ذینفع یک چک طرف حسابی است که می‌توان فاکتور او را با آن چک تسویه کرد. این حساب لزوماً طرف حساب چک نیست چرا که ممکن است چک متعلق به شخص دیگری بوده باشد و به ذینفع ما واگذار شده باشد (واگذاری چک دریافتنی دریافتی از خریدار ما به فروشندۀ ما). در این حالت چک عملاً ممکن است هم در گزارش وجوه نقد و چکهای قابل استفاده در تسویۀ فاکتورهای دریافتنی (فروش، خدمات و برگشت از خرید) ظاهر شود و هم در تسویۀ فاکتورهای پرداختنی (خرید و برگشت از فروش) با این تفاوت که ذینفع آن متفاوت است و برای تسویۀ فاکتورهای متفاوتی خرج می‌شود.

شنبه ۲۰ مهر ۱۳۹۲
حمیدرضا محمدی کارشناس نرم افزار شرکت پردازش موازی سامان