وقتی از مدیریت صحبت می‌شود، به‌طور حتم مدیریت زمان یکی از اساسی‌ترین مهارت‌های تأثیرگذار در موفقیت شخصی، تحصیلی و شغلی است.
همه‌ی ما خوب می‌دانیم که آنچه در ذهن و فکرمان می‌گذرد، بر تصمیم‌گیری، احساسات و عملکرد و کنترل زمان‌مان تأثیرگذار است. به همین دلیل امروز می‌خواهیم تکنیکی به نام «پومودورو » را بیاموزیم تا بتوانیم حواسپرتی خود را به تمرکز تبدیل کنیم و در زمان کوتاه بیشترین عملکرد ذهنی را تجربه کنیم.
تکنیک پومودورو چیست؟
این تکنیک توسط یک پژوهشگر، کارآفرین و نویسنده به نام «فرانچسکو سیریلو» ابداع شد که با تایمری به شکل گوجه فرنگی اجرا می‌شد. او این تکنیک را برای پیگیری و پیشبرد اهداف تحصیلی‌اش در دانشگاه به کار می‌برد. تکنیک پومودورو بسیار آسان است.
زمانی که با وظیفه‌ی بزرگی روبرو شدید، آن را به اهداف کوچک و کوتاهمدت با زمان محدود تقسیم‌بندی کنید.
این تمرین به مغز شما کمک می‌کند که در آن مدت کوتاه بر وظیفه‌ی مشخصی تمرکز کنید و از پرش فکری جلوگیری به عمل آید. همچنین انرژی شما به یکباره از دست نمی‌رود و بازدهی و کارایی‌تان در بالاترین سطح خود خواهد ماند. این سیستم به‌صورت یک چرخه عمل می‌کند و با گذشت زمان متوجه بهبود عادات مغزی خود می‌شوید. نتیجه وقفه‌های زمانی را نیز در تقویت انگیزه و شکوفایی خلاقیتتان می‌بینید.
اصول و عملکرد تکنیک پومودورو
برای اجرا کردن این تکنیک ساده به هیچ کتاب و برنامه‌ی خاصی محتاج نیستید. کافی است یک تایمر داشته باشید و مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید:
- یک وظیفه‌ی مشخص انتخاب کنید.
- تایمرتان را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.
- در ازای هر ۲۵ دقیقه تمرکز و فعالیت، ۵ دقیقه استراحت کوتاه داشته باشید.
- بعد از اینکه ۴ مرتبه دوره‌ی (۵-۲۵) را تکرار کردید، یک استراحت طولانی مدت (۳۰-۱۵ دقیقهای) به خود دهید.
استراحت کوتاهمدت برای صرف قهوه، پر کردن لیوان آب، نرمش، قدم زدن در فضای باز و… در نظر گرفته شده است. در استراحت طولانی‌مدت نیز پیشنهاد می‌شود کاری را انجام دهید که از آن انرژی زیادی می‌گیرید تا برای ۴ دوره‌ی (۵-۲۵) بعدی آماده شوید.
موضوع بسیار مهمی که در زمان اجرای تکنیک پومودورو پیش می‌آید، عوامل مختل‌کننده و حواسپرتی است. این عوامل می‌توانند یک تماس تلفنی، صدای پیامک، حضور و مکالمه اعضای دیگر خانواده و… باشند. این اراده خیلی مهم است که شما به دوره‌ی ۲۵ دقیقه‌ی پومودورو خود پایبند بمانید و حواس‌پرتی‌ها را به تعویق بیندازید. ما برای حل این مشکل راهکار “اطلاع‌رسانی-مذاکره-تماس“ را پیشنهاد می‌کنیم. این راهکار به شرح زیر است:
- قبل از شروع دوره‌ی پومودور به اطرافیانتان اطلاع‌رسانی کنید که در حال تمرکز بر روی یک پروژه هستید.
- پیشاپیش زمان بازگشت از مشغولیتتان را اطلاع دهید.
- در دوره استراحتتان بلافاصله به کاری که ذهنتان را مشغول کرده، بپردازید و برای پیگیری و تماس‌هایتان وقت صرف کنید.
البته برای موارد خیلی ضروری نیز استثنا وجود دارد. اما شرح دادن وضعیتتان به طور صادقانه شما را از تنگنا نجات خواهد داد و کنترل و مدیریت زمانتان را بهبود خواهد بخشید.
ابزار شروع پومودورو
همانگونه که قبلا گفتیم، تنها ابزار لازم یک تایمر است. سیریلو تایمر‌های دستی را پیشنهاد می‌کند، زیرا اعتقاد دارد چرخاندن دستی تایمر نشان‌دهنده‌ی عزم شما برای شروع این کار است و تأثیر فیزیکی این امر بر ذهن بیشتر است. اما درهرحال ما در اینجا برنامه‌های دیگری که پومودور را همراه با امکانات بیشتری دارند، معرفی می‌کنیم:
- Marinara Timer : یک برنامه‌ی تحت وب است که شما می‌توانید زمان‌های (۵-۲۵) و استراحت‌های (۳۰-۱۵) را به‌راحتی تنظیم کنید و صفحه‌ی آلارم خود را باز نگه دارید. برای استفاده از این برنامه نیاز به نصب هیچگونه نرم‌افزاری ندارید.
- Tomighty : برنامه‌ای بر اساس پلت‌فرم دسکتاپ است، که عمل شروع و پایان تایمر را به‌صورت سنتی ارائه می‌کند.
- Pomodorable : در این اپلیکیشن می‌توانید برای یک وظیفه‌ی مشخص، هر تعداد دوره‌ی پومودورو که لازم است را تعریف کرده و بررسی کنید چه مقدار از کار را پیش برده‌اید.
- Pomodoro : یک اپلیکیشن رایگان و ساده است که صرفا زمان پایان تایمرتان را با آلارم اطلاع می‌دهد.
- Focus Timer ((PomodoroPro: این برنامه برای آی اواس ارائه می‌شود و یک تایمر قوی با امکاناتی برای آیفون و آیپد است. از قابلیت‌های آن می‌توان به تنظیم ساعت شروع و استراحت، سابقه‌ی تمرکز، زمان باقی‌‌مانده از جلسات کاری و حتی سیستم رتبه‌بندی برای ایجاد انگیزه در کاربر اشاره کرد. آلارم این اپلیکیشن قابل تنظیم است و حتی پس از خاموش شدن صفحه‌ی موبایل به کار خود ادامه می‌دهد.
برنامه‌های بالا را امتحان کنید، اما به خاطر داشته باشید که موضوع اصلی تمرکز شما در اینجا تکنیک است، نه نوع تایمرتان.
مخاطبان اصلی این تکنیک:
پومودورو برای تمام افراد در هر سن و با هر وظیفه‌ی تحصیلی یا شغلی کاربردی و قابل اجرا است. اما برای آزادکارانی که به‌صورت فردی مجموعه‌ای از وظایف را به عهده دارند و موظف به آماده‌سازی کار و ارائه به مشتریان در زمان مشخص هستند، بسیار بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرد.
در نهایت این را به یاد داشته باشید که این تکنیک صرفا یک روش پیشنهادی است که ممکن است برای شما مناسب باشد یا اینکه نتوانید با آن ارتباط برقرار کنید، در صورت این اتفاق، برای خودتان اجبار نکنید که حتما انجامش دهید. اما اگر این روش برای شما جواب داد، به زمان‌های مکث و استراحت عمل کنید، چرا که این وقفه‌های منظم برای بهره‌وری شما مهم است.
منبع: LIFEHACKER