مقدمه:

واحدهای تجاری به منظور بدست آوردن بازارهای جدید و فروش بیشتر محصولات و در نتیجه کسب سود بیشتر ناچار هستند که دامنه فعالیت‎های خود در مناطق جغرافیایی دیگر (اعم از داخل یا خارج کشور) گسترش دهند. یکی از راه‎های فروش محصولات، ایجاد واحدهای تجاری فرعی و یا شعب متعدد در نقاط مختلف است. اما چنین کاری نیازمند سرمایه‎گذاری قابل ملاحظه و استقرار نیروی انسانی وابسته به واحد تجاری و همچنین انجام هزینه‏هایی می‏باشد که ممکن است توجیه اقتصادی نداشته باشد؛ لذا واحدهای تجاری با ایجاد ارتباط با فروشندگان کالاها در مناطق مورد نظر خود مبادرت به فروش محصولات و کسب درآمد می‎نمایند. بدین طریق که بر اساس قراردادی محصولات خود را به صورت امانی در اختیار یک شخص حقیقی یا حقوقی قرار می‎دهند تا ایشان به نمایندگی از طرف واحد تجاری، کالاها را به فروش رسانند.

در سال‎های اخیر با بهبود روش‏های توزیع و گسترش فروشگاه‏های زنجیره‏ای و شرکت‏های تعاونی، فروش کالا به صورت امانی کاهش یافته‎است؛ اما با این وجود در برخی از زمینه‏ها مانند فرآورده‏های کشاورزی، اشیای نفیس، لوازم منزل، مجلات و روزنامه‎ها کماکان رواج دارد.

در این مقاله، ابتداعملیات حسابداری مربوط به کالای امانی در دفاتر ارسال‎کننده و دریافت‎کننده کالا تشریح ودر ادامه، عملیات حسابداری کالای امانی با استفاده از نرم‎افزار تدبیر بیان می‎شود.

معرفی برخی واژه‎های کلیدی در حسابداری امانی

آمر: شخص یا شرکتی که کالا را برای فروش، به طور امانی به خریدار می‎فرستد، آمر می‏نامند. به عبارت دیگر آمر،همان ارسال‎کننده کالای امانی است.

حق‎العمل‎کار: شخص یا مؤسسه‎ای که کالای امانی را برای فروش دریافت می‎کند و بابت فروش آن مبلغی به عنوان کمیسیون یا حق‎العمل از آمر دریافت می‎کند.به عبارت دیگر حق‎العملکار، دریافت‎کننده کالای امانی است.

کالای امانی: کالای ارسالی توسط آمر که تصرف آن به امانت نزد حق‎العملکار است.

تفاوت میان فروش عادی و فروش کالای امانی

1. در فروش عادی به محض انجام عمل فروش، خریدار مالک کالا می‏شود و تمام مزایای و مخاطرات کالا به وی انتقال پیدا می‎کند. حال آنکه در کالای امانی با اینکه آمر کالا را به منظور فروش برای حق‏العملکار می‏فرستد، تا هنگامی که کالای ارسالی به فروش نرسد، همچنان مالک کالااست. بنابراین در این وضعیت هیچ گونه سودی شناسایی نمی‎شود. زیرا مزایا و مخاطرات کالا به حق‎العملکار منتقل نمی‎شود.
2. در فروش کالای امانی، چنانچه حق‎العملکار، ورشکست شود، آمر می‎تواند کالای خود را عیناً پس بگیرد اما اگر به جای ارسال کالا به طور امانی، مستقیماً و به طور عادی آن را به او فروخته بود، نمی‏توانست چنین کاری کند بلکه باید مانند سایر طلبکاران اقدام کرده و احیاناً چند درصدی از طلب خود را وصول نماید.

عملیات حسابداری کالای امانی

الف: حسابداری کالای امانی در دفاتر آمر (ارسال‎کننده کالا):

حسابداری کالای امانی در دفاتر آمر به روش‎های مختلف انجام می‎شود که رایج‎ترین آنها، روش ثبت به بهای تمام شده است که در این روش از حساب‎های زیر استفاده می‌شود:

1. حساب کالای امانی

حسابی است که به طور جداگانه برای فروش‌های امانی از آن استفاده می‎‌شود. این حساب، ماهیت یک حساب سود و زیانی را دارد و مانده‏ی آن نشان‎دهنده سود یا زیان حاصل از فروش کالای امانی است.

بهای تمام شده کالای ارسالی، «مخارج مرتبط با کالای امانی^۱» در بدهکار این حساب ثبت می‎شود و فروش کالای امانی، «موجودی کالای امانی در پایان دوره مالی^۲» در بستانکار این حساب ثبت می‏شود. بنابراین مانده این حساب نشان دهنده سود یا زیان حاصل از فروش کالای امانی است یعنی مانده بستانکار آن نشان‎دهنده سود کالای امانی و مانده بدهکار آن نشان‎دهنده زیان فروش کالای امانی می‎باشد.

۱-۱-مخارج مرتبط با کالای امانی

آمر به منظور رساندن کالا به حق‏العملکار مخارجی متحمل می‎شود و حق‎العملکار نیز در ارتباط با کالای مذکور مخارجی را به نمایندگی از طرف آمر پرداخت می‎کند. این مخارج بدون توجه به اینکه توسط چه کسی پرداخت شده‎است به دو دسته زیر تقسیم می‏شوند:

الف) مخارج قابل انتساب به کالای امانی: مخارج لازم و ضروری جهت رساندن کالای امانی به انبار حق‌العملکار است. به عبارت دیگر مخارجی هستند که تا رسیدن کالا به انبار حق‎العملکار تحمل گردیده و موجب افزایش قیمت کالای امانی شده و به بدهکار این حساب انتقال می‎یابد. این مخارج ماهیت دارایی داشته و در پایان دوره، نسبت به بهای تمام‎شده کالای فروش‎رفته امانی و موجودی کالای پایان دوره امانی، تسهیم می‌شوند. هزینه‎های بسته‏بندی، بارگیری، حمل، بیمه، گمرکی و تخلیه بار، نمونه‎هایی از این مخارج می‎باشند.

• مخارج غیر قابل انتساب به کالای امانی (هزینه‎های فروش کالای امانی): مخارجی هستند که ماهیت هزینه دوره دارند و تنها قابل انتساب به بهای تمام‎شده کالای فروش رفته امانی می‎باشند. این مخارج پس از رسیدن کالای امانی به انبار توسط حق‎العملکار تحمل می‎گردد و به موجودی کالای پایان دوره امانی تخصیص نمی‎یابد. هزینه انبارداری، آگهی و تبلیغات، حق کمیسیون فروش حق‎العملکار و تعمیر کالای امانی، هزینه‎هایی از این قبیل هستند.

۱-۲-موجودی کالای امانی در پایان دوره مالی

معادل بخشی از محموله امانی که تا پایان دوره فروخته نشده است با استفاده از فرمول زیر محاسبه می‎گردد تا از حساب کالای امانی کسرگردد (بستانکار شود). همانطور که اشاره شد تنها هزینه‌های قابل انتساب به کالای امانی در محاسبه بهای تمام‎شده کالای پایان دوره امانی مدنظر قرار می‎گیرد.

بهای تمام‎شده کالا نزد حق‎العملکار= تعداد موجودی× ](بهای تمام شده کالای ارسالی+هزینه‎های ارسال کالا به وسیله آمر)/تعداد کالای ارسالی[+(هزینه‎های حق‏العملکار به استثنای هزینه‎های فروش/تعداد کالای پایان دوره)

نحوه کدینگ حساب کالای امانی:

2. حساب کالای ارسالی

این حساب یک حساب سود و زیانی است. بهای تمام‎شده کالای ارسالی در هنگام ارسال کالا به حق‎العملکار (در صورتی که از روش ادواری جهت نگهداری موجودی‎ها استفاده شود) در بستانکار این حساب ثبت می‎گردد و مانده این حساب در پایان دوره مالی با حساب عملکرد سود و زیان بسته می‎شود. دقت شود در صورتی که روش نگهداریموجودی‎ها دائمی باشد، بهای تمام‎شده کالای ارسالی، در هنگام ارسال کالا به حق‎العملکار، در بستانکار حساب موجودی کالای مربوطه ثبت می‎گردد.

نحوه کدینگ کالای ارسالی(تنها در صورت استفاده از روش ادواری این حساب ایجاد می‌شود.)

3. حساب حق‌العملکار

این حساب یک حساب دائمی و حساب شخص حق‎العملکار است و مانده آن نشان‏دهنده طلب یا بدهی آمر به حق‌العملکار می‎باشد.به عبارتی، مانده بستانکار آن نشان‎دهنده بدهی آمر به حق‌العملکار و مانده بدهکار آن نشان‌دهنده طلب آمر از حق‌العملکاراست. هنگام فروش کالا توسط حق‌العملکار، این حساب بدهکار می‌شود وهنگام پرداخت هزینه کالای امانی توسط حق‎العملکار، شناسایی حق کمیسیون حق‎العملکار، این حساب بستانکار می‎شود.

نحوه کدینگ حساب حق‎العملکار

ب) حسابداری کالای امانی در دفاتر حق‏‌العملکار (گیرنده کالای امانی)

معمولاً حق‎‌العملکار پس از دریافت کالا بهای آن را در دفاتر خود ثبت نمی‎کند اما مقدار و قیمت هر واحد و دیگر مشخصات کالا را در دفاتر آماری خود یادداشت می‎نماید. حق‎‌العملکار در دفاتر خود از حساب‌های زیر استفاده می‌کند:

1. حساب آمر: این حساب یک حساب دائمی است و حساب شخص آمر است. مانده آن نشان دهنده طلب یا بدهی حق‎‌العملکار به آمر می‎باشد. یعنی مانده بستانکار آن نشان‎دهنده بدهی حق‎العملکار به آمر و مانده بدهکار آن نشان‎دهنده طلب حق‎العملکار از آمر است.

هزینه‌های پرداختی توسط حق‎العملکار بابت کالای امانی، حق کمیسیون حق‌العملکار در بدهکار این حساب ثبت می‎شود.

بهای کالای فروخته شده توسط حق‎‏العملکار در بستانکار این حساب ثبت می‎شود.

نحوه کدینگ حساب آمر

2. حساب درآمد حق‎العمل: این حساب یک حساب سود و زیانی است و نشان‎دهنده‎ی حق کمیسیون دریافتی توسط حق‎العملکار از آمر می‎باشد.

نحوه کدینگ حساب درآمد حق‎العمل

مزایای فروش کالای امانی برای حق‎العملکار

1. به دلیل نوسانات قیمت کالا در بازار، (چه بسا ممکن است کالای خریداری شده قبلی تنزل قیمت پیدا کرده و از این بابت زیانی متوجه کسب و کار حق‎العملکار شود) اگر حق‎العملکار کالاها را به صورت امانی دریافت کند، متحمل چنین زیان‎هایی نمی‏شود.
2. در حالت فروش عادی اگر کالای خریداری شده به فروش نرسد، مقداری از سرمایه خریدار راکد مانده و از طرف دیگر چون در مقابل پرداخت بهای آن تعهداتی کرده‌است، متحملمسئولیت و زیان‎هایی خواهد شد. در صورتی که این گونه مسئولیت‎ها و زیان‎ها برای کالای دریافت شده امانی وجود ندارد.

مزایای فروش کالای امانی برای آمر

۱٫توسعه بازار و فروش بیشتر و در نتیجه افزایش سود

2. اطمینان بیشتر از وصول بهای کالای امانی تا فروش‌های عادی (نسیه). زیرا اولاً بعضی از حق‌العملکارها درصدی به نام حق‌التضمین دریافت کرده و وصول بهای کالای فروش رفته را به عهده می‎گیرند. ثانیاً در صورت ورشکستی حق‌العملکار بهای کالای امانی از بین نمی‌رود بلکه آمر می‌تواند عین آن را پس بگیرد.
3. برای معرفی و ایجاد بازار برای محصولات جدید شناخته نشده،(که بعضی از تجار و نمایندگان حاضر به خرید و فروش آنها به صورت عادی نیستند) ارسال کالا به صورت امانی بهترین روش جهت جلب اطمینان تجار است.

حسابداری کالای امانی در نرم‌افزار تدبیر

الف) حسابداری کالای امانی در دفاتر آمر

به منظور انجام عملیات حسابداری کالای امانی در دفاتر آمر در نرم‌افزار تدبیر، مراحل زیر را انجام دهید:

گام۱ – ایجاد کدینگ‌های لازم

1. ایجاد حساب کالای امانی: ابتدا از زیر منو حسابداری وارد مدیریت حساب‌ها شده و حساب کالای امانی را در سطح کل زیر گروه فروش ایجاد نمایید.

سپس در زیرحساب کالای امانی ایجاد شده، حساب کالای امانی – نام حق‎العملکار (مثلاً: آقای رحیمی) را ایجاد کنید.

2. ایجاد حساب حق‎العملکار: حساب حق‌العملکار را در سطح معین در زیرحساب کلحساب‎های دریافتنی تجاری ایجاد کنید.

سپس در زیر حساب معین ایجاد شده، حساب تفصیلی به نام حق‌العملکار مورد نظر را تعریف کنید.
توجه شود که روش نگهداری موجودی کالا دائمی می‌باشد بنابراین به ایجاد حساب کالای ارسالی نیاز ندارید.

گام ۲ – انجام عملیات مرتبط با کالای امانی

1. ارسال کالا برای حق‎العملکار

همانطور که اشاره شد، هنگام ارسال،مبلغ بهای تمام شده کالای ارسالی، در بدهکار حساب کالای امانی و در بستانکار حساب موجودی کالا ثبت می‎گردد. این عمل از طریق زیر منو انبار «عملیات مقداری- ریالی»، خروج کالا با درنظر گرفتن حساب کالای امانی مورد نظر صورت می‌گیرد. سپس اقلامو تعداد کالای ارسالی درج و ذخیره می‌شود.

2. پرداخت هزینه‎های مرتبط با ارسال کالای امانی که توسط آمر پرداخت می‌گردد؛ از طریق زیرمنوی خزانه‌داری، «فرم پرداخت» انجام می‌شود که در قسمت دریافت‎کننده، حساب «کالای امانی- نام حق‎‌العملکار» انتخاب و ذخیره می‌شود.
3. پرداختهزینه مرتبط با کالای امانی توسط حق‎العملکار؛ این عمل از طریق صدور سند دستی حسابداری از زیرمنوی حسابداری، عملیات اسناد، «سند جدید» انجام می‌گیرد که معادل هزینه‎های انجام شده، حساب کالای امانی– نام حق‌العملکار، بدهکار و حساب حق‌العملکار (بدهکاران تجاری) بستانکار می‎شود.
4. دریافت صورت‎حساب فروش از حق‌العملکار. این عمل از طریق صدور سند دستی حسابداری از زیرمنوی حسابداری، عملیات اسناد، «سند جدید» انجام شده و معادل مبلغ فروش در حساب حق‌العملکار بدهکار و حساب کالای امانی – نام حق العملکار بستانکار می‎شود.
5. شناسایی حق کمیسیون حق‌العملکار؛ معادل حق کمیسیون توافق شده حساب کالای امانی- نام حق‎العملکار بدهکار و حساب حق‎العملکار بستانکار می‌شود؛ ثبت آن به صورت دستی انجام دهید.
6. دریافت موجودی کالا نزد حق‌العملکار در پایان دوره مالی؛ پس از محاسبات مربوط به مبلغ بهای تمام‌شده کالا نزد حق‌العملکار، طبق فرمول بالا، از منوی انبار، عملیات مقداری – ریالی ، «ورود کالا»نام کالا، تعداد و نرخ را انتخاب کنید و در قسمت حساب، حساب کالای امانی-نام حق‌العملکار را انتخاب و ذخیره نمایید.
7. دریافت وجه از حق‌العملکار؛این کار از طریق زیرمنوی خزانه‌داری، فرم دریافت انجام می‌شود. حساب پرداخت‏کننده حق‌العملکار مورد نظرانتخاب و سپس ذخیره می‎شود.

ب) حسابداری کالای امانی در دفاتر حق‌العملکار:

گام۱ – ایجاد کدینگ‌های لازم

1. ایجاد حساب آمر: حساب حق آمر را در سطح معین در زیر حساب کلحساب‌های پرداختنی تجاری ایجاد نمایید.

سپس در زیر حساب معین ایجاد شده، حساب تفصیلی به نام آمر مورد نظر را ایجاد کنید.

2. ایجاد حساب درآمد حق‎العمل: این حساب در سطح معین در زیر حساب سایر درآمدها ایجاد می‌شود.

گام ۲ – انجام عملیات مرتبط با کالای امانی در دفاتر حق‌العملکار

۱ . دریافت کالا از آمر: همانطور که بیان شد، حق‌العملکار در دفاتر خود،دریافت کالای امانی، را ثبت نمی‎کند. اما حساب آماری کالای دریافت‌شده را نگهداری می‌کند. به منظور ثبت آماری کالای امانی در نرم‌افزار تدبیر، از زیر منوی انبار، رسید کالا را انتخاب کنید، (که پس از صدور رسید کالای مورد نظر، ثبت حسابداری نمی‎شود اما از طریق گزارشات مقداری، کاردکس مقداری در زیرمنوی انبار می‏توان از کالای مربوطه گزارشات لازم را تهیه کرد.)

3. پرداخت هزینه‌های مرتبط با ارسال کالای امانی که توسط حق‌العملکار پرداخت می‎گردد از طریق زیرمنوی خزانه‎داری، «فرم پرداخت» انجام می‌شود که در قسمت دریافت‌کننده، حساب «آمر مورد نظر»را انتخاب و ذخیره کنید.
4. فروش کالا توسط حق‌العملکار از زیرمنوی خزانه‏داری، «فرم دریافت» انجام می‏شود. در قسمت پرداخت‎کننده، حساب «آمر مورد نظر» را انتخاب و ذخیره کنید. سپس معادل تعداد کالای فروخته شده «حواله» مربوط به کالا از طریق زیر منوی انبار، صادر می‎شود.
5. شناسایی درآمد حق کمسیون توسط آمر، این عمل از طریق صدور سند دستی در زیر منوی حسابداری صورت می‎پذیرد که در آن معادل درآمد حق کمسیون حساب «آمر» مورد نظر بدهکار و حساب «درآمد حق‌العمل» بستانکار می‌شود.
6. ارسال کالای باقیمانده برای آمر از طریق صدور حواله در زیرمنوی انبار معادل تعداد کالای ارسالی انجام می‌پذیرد.
7. پرداخت وجه به آمر از طریق زیرمنوی خزانه‎داری، فرم پرداخت صورت می‎گیرد که حساب دریافت‎کننده، آمر مورد نظر انتخاب می‎گردد، سپس ذخیره می‎شود.

منابع:

اسکندری، جمشید، حسابداری پیشرفته ۱

PRINCEPLE OF ACCOUNTING , 12E,BY NEEDLES,POWERS,CROSSON.