مزایای استفاده از نرم‌افزار مالی در کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط
بطور معمول، انتخاب کسب‌وکارهای نوپا و کوچک، روش‌های سنتی حسابداری و استفاده از نرم‌افزارهای ساده حسابداری است، اما در نهایت، با رشد و توسعه کسب و کار، نیاز به نرم‌افزارهای پیشرفته حسابداری امری اجتناب‌ناپذیر بوده و بهترین راه ساماندهی فرآیندهای مالی، بهره‌گیری از این نرم‌افزارهاست.
پس از تحلیل نیازهای کسب‌وکارتان و بهره‌گیری از نرم‌افزارهای پیشرفته مالی، از تفاوت مدیریت فرآیندهای مالی با شرایط پیش از به‌کارگیری آنها، متحیر خواهید شد! در این مقاله چند مزیت عمده‌ی استفاده از نرم‌افزارهای پیشرفته مالی را مرور خواهیم کرد که شرایط کاری شما را به‌عنوان صاحبان کسب‌وکار تسهیل مینماید.
- سازماندهی: یکی از مهم‌ترین مزیت‌های نرم‌افزارهای پیشرفته مالی امکان سازماندهی اطلاعات است. به طور مثال اگر شما یک فاکتور نادرست داشته و امور حسابداری خود را به‌صورت دستی انجام داده باشید، برای شما مشکلات جدی ایجاد خواهد شد، حال آنکه در این نرم‌افزارها به‌راحتی می‌توانید فاکتور را بیابید و مشکل را برطرف نمایید. از طرفی هنگامی‌که یک سیستم حسابداری رسمی در محل کار ندارید، محول کردن وظایف مربوط به حسابداری به تیم‌تان می‌تواند بسیار چالش‌برانگیز شود. در اغلب بسته‌های نرم‌افزارهای پیشرفته مالی امکان تعریف چند کاربر وجود دارد، لذا می‌توانید ورود اعضای دیگر تیم را به سیستم ممکن سازید تا بتوانند وظایف حسابداری روزانه را انجام دهند و در نتیجه با صرفه‌جویی در زمان، وقت خود را به توسعه کسب‌وکارتان اختصاص دهید.
- افزایش دقت: خطای انسانی اجتناب‌ناپذیر و بخشی از زندگی است اما زمانی که وارد کسب‌وکار شود، ضرر ناشی از آن می‌تواند جبران‌ناپذیر باشد. استفاده از نرم‌افزار حسابداری نه‌تنها می‌تواند خطاهای انسانی را تا حد قابل‌توجهی کاهش دهد بلکه به کسب‌وکار شما کمک می‌کند تا با قوانین مالیاتی و حسابداری همخوانی و مطابقت داشته باشد.
- افزایش سرعت انجام کار و کاهش بحران زمانی: شما به‌عنوان مالک یک کسب‌وکار کوچک نقش‌های بسیاری به خود می‌گیرید و اگر قرار باشد وقت ارزشمند خود را برای ایجاد هر فاکتور برای هر مشتری هدر بدهید، نمی‌توانید وقتتان را به کارهای سازنده و رشد‌گرا مانند توسعهی بازار و یا توسعهی محصول، اختصاص دهید. این در حالی است که می‌توانید صورت‌حساب‌ها را به‌طور خودکار تولید و ارسال کنید. ممکن است در وهله‌ی اول در استفاده از نرم‌افزار پیشرفته مالی، نیاز به آموزش و یادگیری داشته باشید و این کار زمان‌بر به نظر برسد، اما در آینده‌ی نزدیک، سرعت فرآیندهای کسب‌وکار شما، این تأخیر زمانی را جبران خواهد کرد.
- امنیت اطلاعات: اطلاعات مالی یکی از حساس‌ترین دارائی‌های یک کسب‌وکار است و حفظ امنیت اطلاعات یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های هر سازمان می‌باشد. آنچه که به وضوح روشن است، این است که، نگهداری و حفظ امنیت این اطلاعات مالی به‌صورت دستی بسیار مشکل‌تر و هزینه‌برتر از حفظ اطلاعات به‌واسطه‌ی نرم‌افزارهای پیشرفته مالی است.
- به‌روز بودن اطلاعات مالی: مدیریت ضعیف جریان نقدینگی می‌تواند یک کسب‌وکار را نابود کند، زمانی که کسب‌وکارتان رشد می‌کند، نمی‌توانید صرفاً به مغزتان برای پیگیری امور مالی شرکت و داشتن تصویری دقیق از سلامت کسب‌وکارتان تکیه کنید. بهره‌گیری از نرم‌افزار پیشرفته مالی و ثبت آنی داده‌ها به ازای هر فعالیت، امکان گزارش‌گیری و آگاهی از روند سود و زیان را در هر زمان فراهم مینماید.
- تمرکز: بهره‌گیری از نرم‌افزارهای پیشرفته مالی، بسیاری از جنبه‌های مدیریت مالی کسب‌وکار شما را متمرکز می‌کند، زیرا شما را قادر می‌سازد وظایفی نظیر مدیریت موجودی، صورتحساب، حقوق و دستمزد و حتی برخی از جنبه‌های مدیریت ارتباط با مشتری را در برنامه نرم‌افزاری مالی خود انجام دهید.
- پیش‌بینی‌های زیرساختی لازم برای افزایش حجم فعالیت‌ها: با بزرگ‌ترشدن کسب‌وکار، گسترده‌ترشدن روابط و پیچیده‌ترشدن فرآیندهای سازمان، حجم عملیات افزایش می‌یابد، و شما به یک سیستم پیشرفته‌ی مالی نیاز خواهید داشت که بتواند از رویه‌ها و فرآیندهای پیچیده موجود در سازمان، پشتیبانی کند و با داشتن زیرسیستم‌‌های متعدد بتواند امکان مدیریت، نظارت و هماهنگ‌سازی فرآیندهای سازمان را برای شما فراهم آورد. در نتیجه، تهیه‌ی نرم‌افزاری که برای تمامی مراحل رشد سازمان راه‌حل‌های آماده و یکپارچه داشته باشد، از اهمیت بالایی برخوردار است.