سلام

در این فیلم آموزشی سیستم مدیریت تنخواه رو برای شما توضیح دهیم. همانطور که می­دانید تنخواه در واقع وجوهیه که به تنخواه دار داده می­شود تا یه سری پرداختها و هزینه های جزئی را با استفاده از تنخواه انجام دهد.

در نرم افزار تدبیر با استفاده از سیستم مدیریت تنخواه، می توانیم تنخواه های یک شرکت یا سازمان و اطلاعات مربوط به مصرف تنخواه را در سیستم ثبت کنیم.

ابتدا با هم انواع تنخواه را بر اساس نحوه پرداخت اونها تعریف می­کنیم. از منوی خزانه داری و بخش مدیریت تنخواه، گزینه انواع تنخواه را انتخاب می­کنیم. تو فرم انواع تنخواه، با زدن دکمه جدید، میتوانیم انواع تنخواه ها را تعریف کنیم.

اینجا یک تنخواه جدید به اسم تنخواه پیش از مصرف تعریف می­نماییم.

می­توانیم برای مبلغ درخواستی و مبلغ هر سطر مصرف تنخواه یک سقفی درنظر بگیریم و به سیستم اعلام کنیم که از این حد نمی­تواند بیشتر شود.

سقف مبلغ درخواستی ۳۰،۰۰۰،۰۰۰ ریال

سقف مبلغ سطر مصرف ۱،۰۰۰،۰۰۰ ریال

در این فرم یک امکان کنترلی به نام حد تاریخ و حد مبلغ پیش فرض داریم:

منظور از “حد تاریخ “یعنی اینکه تنخواه دار وقتی اکنون تنخواه دریافت می­کند به طور مثال بعد ۱۵ روز می­تواند تنخواه بعدی اش را دریافت نماید و اگر زودتر تمایل به دریافت داشته باشد، سیستم به ما پیام هشدار یا خطا دهد و تنخواه بعدی  ثبت نگردد. در قسمت “حد مبلغ پیش فرض”

به این معنا است که تنخواه دار باید برای مثال برای ۷۰ درصد از تنخواه، ردیف مصرف صادر نماید و  بعد بتواند درخواست تنخواه بعدی را ایجاد نماید. در قسمت بعدی می بایست نحوه  پرداخت خزانه داری در تنخواه رامشخص نماییم که می توانیم  از نوع پیش از مصرف یا پس از مصرف ایجاد نماییم.

وقتی نحوه پرداخت تنخواه رو پرداخت پیش از مصرف درنظر می­گیریم به این منظور می­باشد که  تنخواهیه که پرداخت مبلغش، پیش از مصرفش انجام می­گردد.

یعنی وقتی تنخواه دار درخواستش را در سیستم ثبت نماید، همون مبلغ درخواستی را به تنخواه­دار پرداخت می­گردد و پرداخت خزانه داری را در سیستم ثبت و  بعدا صورت مصرف صادر می­گردد

اما وقتی نحوه پرداخت تنخواه را  پرداخت پس از مصرف درنظر گرفته شود بدین معناست که وقتی صورت تنخواه را گرفته­ایم، اطلاعات مصرف اون رو بدون اینکه پرداخت خزانه داری در سیستم وارد کنیم، ثبت نماییم.

این مدل ثبت تنخواه برای افرادی کاربرد دارد که پرداختهای تنخواهشان را جداگانه ثبت می­نمایند و نمی­خواهند هر تنخواه به یک یا چند پرداخت متصل باشد. در این حالت تا زمانی که ردیفهای مصرف تنخواه را وارد نکرده باشیم نمی­توانیم پرداخت خزانه داری ان را انجام دهیم.

وقتی نحوه پرداخت تنخواه را از نوع” پیش از مصرف” درنظر بگیریم، می­توانیم یک مهلت تسویه به تنخواه دار دهیم و بگوییم به طور مثال مهلت تسویه تنخواه دار ۱۰ روز می­باشد. بعد از تعریف مهلت تسویه با فعال نمودن چک باکس با این مضمون که چنانچه مبلغی از تنخواه بررسی نهایی شده قبلی اگه باقی مانده باشد، در هنگام ایجاد یک تنخواه جدید می­توانیم از مبالغ باقی مانده شده قبلی استفاده نماییم و در قسمت شرح می­توانیم شرح مورد نظر را وارد کنیم و سپس با تایید  یک سطر به انواع تنخواه ایجاد می­گردد.

اکنون یک تنخواه دیگه هم تعریف می­نماییم با نام” تنخواه پس از مصرف” سقف مبلغ درخواستی و سقف مبلغ سطر مصرف را صفر درنظر می­گیرم. اگر سقف مبلغ رو صفر درنظر بگیریم، تنخواه دار میتونه هرمبلغی را بابت تنخواه درخواست کند و یا ردیفهای مصرف رو هر مبلغی که خواست وارد نماید دیگر هیچ محدودیتی وجود ندارد.

سقف مبلغ درخواستی: ۰

سقف مبلغ سطر مصرف: ۰

حد تاریخ: ۱۰ روز

حد مبلغ: ۵۵ درصد

نحوه پرداخت: پس از مصرف

وقتی که نحوه پرداخت تنخواهمون، پس از مصرف انتخاب شود دیگر مهلت تسویه تنخواه عملا بی­معناست. همانطور که مشاهده می­کنید فیلد مهلت تسویه به روز، غیر فعال می­باشد و  نحوه پرداختش را هم پس از مصرف انتخاب می­نماییم.

اکنون ما دو نوع تنخواه تو سیستممون تعریف کردیم. حالا می­توانیم درخواست تنخواه هامون رو تو سیستم وارد کنیم.

از منوی خزانه داری و بخش مدیریت تنخواه، گزینه مدیریت تنخواه ها را انتخاب کنیم.

در فرم مدیریت تنخواه ها می تونیم تنخواه های شرکت را ایجاد نماییم و اطلاعات مربوط به ریز مصرف هر تنخواه یعنی اینکه هر تنخواه صرف چه اموری شده را وارد و پرداخت خزانه داری تنخواه را همین جا به صورت مستقیم ثبت نماییم.

اولین بار که قراره تنخواه رو ایجاد کنیم اگر مجموعه حسابهای تنخواه گردان را مشخص نکرده باشیم وقتی دکمه جدید را کلیک کنیم سیستم پیامی به ما نمایش می­دهد که امکان ثبت تنخواه وجود ندارد.

نمایش عملی پیام خطا روی سیستم

کاربرد مجموعه حسابهای تنخواه گردانها که ما با استفاده از این حسابها به سیستم اعلام می­کنیم که با چه حسابهایی می­توانید تنخواه رو تو سیستم ثبت کنیم.

اکنون در فرم مدیریت تنخواه ها، از منوی شناور فرم، گزینه تعریف مجموعه حساب تنخواه گردانها و حساب تنخواه گردانها را  انتخاب می­کنیم

بعد از طی کردن این روند نوبت به  ایجاد تنخواه هایمان می­باشد.

با انتخاب دکمه جدید ، سیستم به ما پیامی نمایش نمی­دهد و فرم ایجاد/ اصلاح تنخواه فراخوانی می­گردد.

در این فرم، از کمبو باکس نوع، نوع تنخواه را که در فرم انواع تنخواه تعریف کرده بودیم انتخاب می­کنیم. بعد دریافت کننده تنخواه یعنی شخصی که قراره تنخواه را دریافت نماید و هزینه ها رو انجام دهد انتخاب می­کنیم بعد مبلغ درخواستی بابت تنخواه و تاریخی که تنخواه را خواسته وارد می­کنیم.

دریافت کننده: تنخواه گردانها – آقای اسدی

تاریخ: ۰۵/۰۷/۱۳۹۶

مبلغ درخواستی: ۲۵،۰۰۰،۰۰۰ ریال

مقدار حد تاریخ و حد مبلغ رو سیستم از فرم انواع تنخواه اطلاعاتش را دریافت می­نماید که در ابتدا فیلم گفته شده است. البته در این قسمت هم قابل ویرایش می­باشد.

اگر شرکتمان با ارز فعالیت دارد و قصد تعریف تنخواه ارز در سیستم داشته باشیم. از کمبو باکس ارز، ارز مورد نظرمان را  انتخاب می­کنیم. و مبلغ و نرخ ارز را هم وارد می­نماییم. سیستم معادل ریالی اون رو به صورت خودکار حساب و در فیلد مبلغ درخواستی فراخوانی می­کند.

اگر بخواهیم می توانیم یک شرحی هم برای تنخواه مون درنظر بگیریم:

شرح: بابت پرداخت هزینه های …

هر درخواست تنخواهی که در سیستم ثبت می­گردد دارای وضعیتی در سیستم می­باشد. وقتی ما درخواست تنخواه را صادر می­نماییم وضعیتش در سیستم “در انتظار تأیید پرداخت” می­باشد.

زمانی تنخواهی را ایجاد کرده­ایم، زمانی که تنخواه تأیید پرداخت شود می­توانیم پرداخت خزانه داری­اش را در سیستم ثبت کند. معمولا تو شرکتها، افراد دیگری غیر از تنخواه دار، مسئولیت تأیید پرداخت تنخواه ها را به عهده دارند و زمانی که فرم مدیریت تنخواه ها را در سیتمشان فراخوانی می­گردد. این تنخواه ها را مشاهده و تایید می­کنند یا احیانا رد می­گردد.

اکنون وضعیت تنخواه در حالت “در انتظار پرداخت”

(اینجا ستون وضعیت در فرم مدیریت تنخواه ها را نمایش می­دهیم)

زمانی که فرم تنخواه رو تأیید نماییم چون این تنخواه “از نوع پیش از مصرف” می­باشد، سیستم پیامی را فراخوانی می­کند به منظور اینکه پرداخت متناظر برای تنخواهمان ایجاد نشده و ما می توانیم مستقیم پرداخت خزانه داری تنخواه رو انجام دهیم. وقتی این پیام رو تأیید وبه صورت پیش فرض به فرم خزانه داری وصل می­شویم.  در این فرم روی دکمه پرداخت منتاظر کلیک کرده و می­توانیم پرداخت خزانه داری تنخواه را ثبت کنیم. همچنین سیستم معادل مبلغی که برای تنخواه درخواست شده با حساب تنخواه گردان پیشنهاد می­شود.  تنها کاری که می­بایست انجام گردد “حسابی که قرار است از محل اش تنخواه پرداخت شود می­تواند صندوق یا بانک را انتخاب کنیم.

به طور : بانک ملی

هنگامی که فرم پرداخت را ثبت می­کنیم پرداخت تنخواهمان هم انجام می­گردد

حالا این تنخواه، از مرحله “در انتظار پرداخت”، به مرحله “درجریان” تغییر وضعیت می­دهد

(اینجا ستون وضعیت در فرم مدیریت تنخواه ها را نمایش می­دهیم)

وضعیت “در جریان” به این معناست که ما منتظر می­باشیم کاربری که این تنخواه دراختیارش می باشد ردیفهای مصرف تنخواهش را وارد نماید.

حالا اگر تنخواهمان از نوع “پرداخت پس از مصرف” باشد، ممکن است اتفاقات زیر رخ دهد:

ابتدا در فرم مدیریت تنخواه یه تنخواه جدید ایجاد می­کنیم از نوع پس از مصرف

تأیید پرداخت می کنیم. در اینجا وقتی فرم را تأیید می­کنیم سیستم هیچ پیامی به ما نمایش نمی­دهد اگر روی دکمه پرداخت متناظر کلیک کنیم سیستم دوباره همان پیام را فراخوانی می­کند که آیا می­خواهید پرداخت متناظر انجام شود ولی چون پرداخت ما از نوع پس از مصرفه، وقتی تأیید کنیم، چون هنوز ردیفهای مصرف تنخواه را وارد نکردیم، سیستم اجازه این کار را به ما نمی­دهد.

حالا میخواهیم ردیفهای مصرف آن را وارد کنیم.

از منوی خزانه‌داری، در قسمت مدیریت تنخواه، وارد فرم مدیریت تنخواه‌ها می‌شویم. در فرم مدیریت تنخواه‌ها، با کلیک روی دکمه ردیفهای مصرف که در سمت راست و پایین صفحه است، سیستم فرم ردیفهای مصرف تنخواه را برای ما باز می‌نماید.

قسمت بالای این فرم، اطلاعات مربوط به تنخواهی که ایجاد نمودیم شامل نوع تنخواه (برای مثال در اینجا، تنخواه پاییزه انتخاب شده است)، حد تاریخ و حد مبلغ، دریافت کننده تنخواه، مبلغ درخواستی تنخواه دار مبلغ و نرخ ارز (درصورتی که تنخواه ما از نوع ارزی باشد) و تاریخ درخواست تنخواه را برای ما نمایش می‌دهد.

ما به دو صورت می­توانیم اطلاعات ردیفهای مصرف تنخواه را وارد کنیم:

روش اول با کلیک روی دکمه جدید در گوشه سمت راست

روش دوم با استفاده از کلید Space

الان ما میخواهیم صورت مصرف تنخواه را با کلیک روی دکمهه جدید تعریف نماییم

در فرم ردیفهای مصرف، دکمه جدید رو کلیک می‌نماییم. در فرم ایجاد/ اصلاح ردیف مصرف از محل تنخواه، ابتدا مبلغ مصرف (برای مثال ۵۰۰،۰۰۰ ریال) را وارد می‌نماییم. سپس شرح مصرف (بابت پرداخت هزینه پیک) و درنهایت تاریخ مصرف (۱۸/۰۸/۱۳۹۶) را وارد نموده و تأیید می‌نماییم. سیستم به‌صورت خودکار، ردیف بعد را به ما پیشنهاد می‌نماید.

اطلاعات ردیف بعد را وارد می‌نماییم. برای مثال مبلغ ۱،۰۰۰،۰۰۰ ریال بابت هزینه حمل در تاریخ ۱۹/۰۸/۱۳۹۶

درصورتی که شرح‌هایی که برای ردیفهای مصرف تنخواه استفاده می‌نماییم تکراری باشد، می‌توانیم در فیلد شرح مصرف، کلید ترکیبی Shift+Enter را فشرده و شرح های مربوطه موردنظر خود را تعریف نماییم. برای مثال با دکمه جدید یک ردیف جدید ایجاد نموده و شرح جدید تعریف می‌نماییم به نام “بابت هزینه ……”. سپس در همین فیلد شرح مصرف، کلیدEnter را فشار دهیم، سیستم لیست شرح‌های تکراری را برای ما نمایش می‌دهد و ما می‌توانیم یکی از آن شرحها را انتخاب نماییم.

تا زمانی که مانده مجاز تنخواه ما صفر نشده باشد، سیستم، فرم ایجاد/ اصلاح ردیف مصرف رو برای ما نمایش می‌دهد.

مجددا فرم ایجاد/ اصلاح مصرف تنخواه را باز می‌نماییم. در این فرم می‌توانیم اطلاعات تکمیلی دیگری را نیز وارد نماییم.

بعد از اینکه مبلغ، تاریخ و شرح مصرف را وارد نمودیم، اگر تنخواه ما، صرف پرداخت هزینه یا خرید دارایی‌ای شده باشد می‌توانیم از کمبو‌باکس نحوه مصرف، گزینه مناسب رو انتخاب نماییم.

می‌توانیم به سطری که داریم وارد می‌نماییم پیوست اضافه کنیم یعنی مشخص نماییم این پیوست مربوط به فاکتوری هست که رفتیم تنخواه برای آن گرفتیم.

اگه از محل تنخواه خریدی انجام داده باشیم، می‌توانیم اینجا شماره فاکتور خرید را انتخاب نماییم. سیستم به‌صورت خودکار، تنخواه ما را به فاکتور ارتباط داده و مبلغ آن را صفر می‌نماید.

الان فرض می‌کنیم که یک تنخواه دیگر با این مشخصات داریم:

تنخواه پاییزه برای آقای فرجی به مبلغ ۴،۴۰۰،۰۰۰ ریال در تاریخ ۱۵/۰۸/۹۶، که تأیید پرداخت شده و پرداخت خزانه داری آن را  نیز ثبت نمودیم.

معادل همین مبلغ، یک فاکتور خرید صادر نمودیم (فاکتور خرید شماره ۱ از فروشگاه شماره ۲) و حالا می‌خواهیم که میخوام این تنخواه را به آن فاکتور ارتباط دهیم.

حالا در فرم ردیفهای مصرف، دکمه جدید را کلیک نموده و به‌جای اینکه مبلغ را به‌صورت دستی وارد نماییم شماره فاکتور را انتخاب می‌نماییم.

وقتی فاکتور خرید را در فرم ردیف مصرف انتخاب می‌نماییم یک شرح پیش فرض، در فیلد شرح مصرف نمایش داده شده و مبلغ را از فاکتور پیشنهاد می‌دهد. فیلدهای مالیات و عوارض هم غیرفعال شده و عملا نمی‌توانیم مالیات و عوارض را اینجا وارد نماییم.

همچنین حساب مصرف ما، همان حساب انتخاب شده در فاکتور بوده و ما نمی‌توانیم حساب مصرف را تغییر بدهیم.

وقتی دکمه تأیید رو کلیک نماییم شماره فاکتور خرید، در ستون “شماره فاکتور خرید” در فرم ردیفهای مصرف نمایش داده می‌شود. همچنین مانده مجاز تنخواه ما در قسمت بالای فرم ردیفهای مصرف تنخواه صفر شده  و می‌توانیم فاکتور خود را با توجه به این تنخواه تسویه نماییم.

زمانی که ریز صورت مصرف تنخواه را در فرم ردیفهای مصرف تنخواه وارد نمودیم، باید درخواست بررسی ردیفهای مصرف را انجام دهیم. زمانی که چک‌باکس “درخواست بررسی” را فعال می‌نماییم، بعضی امکانات دیگر در فرم ایجاد/ اصلاح ردیف وجود نخواهد داشت. برای مثال مبلغ سطر مصرف و تاریخ را نمی‌توانیم ویرایش نماییم.

بعد از اینکه درخواست بررسی ردیفهای مصرف را زدیم، کسی که مسئول تأیید ردیفها است، ردیفهای مصرف را تأیید می‌نماید. تا زمانی که درخواست بررسی ردیفهای مصرف رو نزده باشیم، امکان تأیید ردیفها توسط مسئول مربوطه وجود ندارد.

تأیید ردیفهای مصرف را به دوصورت می‌توانیم انجام بدهیم: در روش اول روی هر سطر مصرف قرار گرفته و از داخل فرم ایجاد/ اصلاح ردیف مصرف، چک‌باکس “تأیید ردیف” را فعال می‌نماییم. در واقع هر سطر را به‌صورت تکی، تأیید ردیف می‌زنیم. در روش دوم در فرم ردیفهای مصرف، سطر یا سطرهای موردنظر رو با کلید + انتخاب نموده و دکمه تأیید ردیفها را کلیک می‌نماییم. وقتی هم تأیید ردیف را انجام می‌دهیم، یک تیک سبز رنگ کنار آن سطر نمایش داده می‌شود.

اگر هم بخواهیم ردیفی را از تأیید دربیاوریم، باید روی آن ردیف، دکمه اصلاح را کلیک نموده و در فرم ایجاد/ اصلاح ردیف مصرف، تیک تأیید ردیف را برداریم.

حالا فرض کنیم دوتا از ردیفهای مصرف ما، تأیید شده بوده و دیگری به هردلیلی تأیید نشده است. برای اینکه بخواهیم لیست سطرهای مصرف تأیید نشده را ببینیم، در فرم ردیفهای مصرف کلید ترکیبی  Alt+Q را فشرده و در فرم مدیریت گزارشات، از زیرمجموعه مدیریت تنخواه، گزینه “ردیفهای تأیید نشده مصرف تنخواه” را انتخاب نموده و دکمه پیش‌نمایش را کلیک می‌نماییم. سیستم فرم پیش نمایش چاپی را نمایش داده و آن آیتمی که تأیید نشده هست که حالا می‌تواند یک مورد یا چند مورد باشد را به ما نمایش می‌دهد.

بعد از اینکه ردیفهای مصرف تأیید شد باید آن را بررسی نهایی نماییم. بررسی نهایی به این معنی است که کار بررسی این تنخواه را انجام دادیم، صورت مصرف آن را هم تأیید یا رد نموده‌ایم. قبل از بررسی نهایی باید حتما حساب مصرف را انتخاب نموده باشیم درصورتی که این کار را انجام نداده باشیم، زمانی که چک باکس بررسی نهاییرا فعال می‌نماییم، سیستم به ما پیام می‌دهد که حساب مصرف انتخاب نشده است.

بعد از اینکه بررسی نهایی انجام شد، نوبت صدور سند مالی است. حالا دیگر تنخواه ما آماده است که سند مالی آن را صادر نماییم. الان در فرم مدیریت تنخواه‌ها اگر نگاه کنید، در ستون وضعیت، وضعیت تنخواه ما را “در انتظار صدور سند مالی” نمایش می‌دهد.

در فرم ردیفهای مصرف تنخواه وقتی دکمه صدور سند مالی را کلیک نماییم، سیستم به ما لیستی از اسناد باز را نمایش می‌دهد که می‌توانیم سند مربوط به عملیات تنخواه را داخل یکی از فرم‌های مربوطه ثبت نماییم و یا سند جدید برای آن صادر نماییم. با کلیک روی دکمه سند جدید، سیستم تاریخی را به ما پیشنهاد می‌دهد. برای مثال ما همان تاریخ ۱۵/۰۸/۹۶ را درنظر می‌گیریم. حالا می‌توانیم سند مربوطه را مشاهده نماییم. ما هرکدام از سطرهای مصرف را به حساب‌های مختلف ارتباط دادیم. برای مثال سطر اول را به هزینه‌های عمومی و اداری ارتباط دادیم، سطر دوم را به هزینه‌های متفرقه و سطر سوم را به هزینه‌های عمومی و اداری ارتباط دادیم. در نهایت حساب تنخواه گردان هم بستانکار شد. می‌توانیم سند را ثبت نموده و از این فرم خارج شویم.بعد از صدور سند مالی، وقتی به فرم مدیریت تنخواهها برگردیم، می‌بینیم که وضعیت این تنخواه ما، تبدیل به “نهایی” شده است.

در ادامه بحثمون اشاره ای به گزارشات سیستم مدیریت تنخواه می­کنیم:

اولین گزارش، گزارش تجمیعی تنخواه داران هست:

نگاه کلی ما به تنخواه این هست که هر شارژ تنخواه برای خودش یک شماره میگیره و یه چرخه داره که کامل میشه و دوباره با همون حساب میایم شارژ بعدی رو یه شماره جدید بهش میدیم اما زمانی که نگاه ما به تنخواه اینطوریه که تنخواه یک موجودیت در طول دوره مالی هست که چند بار شارژ میشه، از “گزارش تجمیعی تنخواه داران” از زیر منوی مدیریت تنخواه استفاده میکنیم. تو گزارش تجمیعی تنخواه داران، حسابهای تنخواه یعنی حسابهایی که تنخواه گرفتن رو لیست میکنه و میتونیم تعداد شارژشون رو و یه سری جزئیات راجع به اونا ببینیم. رو هر سطر این گزارش هم دوبار کلیک کنیم میتونیم لیست تنخواه های اون حساب رو ببینیم و گزارشات موردنظرمون رو بگیریم

گزارش خوب دیگه ای که تو سیستم مدیریت تنخواه میتونیم بهش اشاره کنیم، گزارش ریز عملیات تنخواه هست که از زیرمنوی مدیریت تنخواه، میتونیم این گزارش رو ببینیم. گزارش ریز عملیات تنخواه در واقع ترکیبی از اطلاعات اصلی تنخواه با اطلاعات مصرف برای تنخواههایی که به مصرف رسیده اند می باشد که طی این گزارش می تونیم همه ردیفهای مصرف یا فقط ردیفهای مصرف تأیید شده رو ببینیم. که اگه تیک “فقط ردیفهای تأیید شده” رو بزنیم، فقط ردیفهای مصرف تأیید شده رو تو این گزارش به ما نشون میده

ویدیوها و نکات مهم آموزشی نرم‌افزار جامع مالی اداری تدبیر در کانال رسمی تلگرام ما قابل مشاهده است.
 جهت عضویت در کانال رسمی تلگرام کلیک نمایید.