حسابداری یکی از فرایند‌های مهم و کلیدی سازمان است. در طول زمان، اهمیت و حساسیت این فرایند، بیش از پیش آشکار شده است. بطور معمول، حسابداران برای ارائه‌ی گزارش‌های مالی سازمان، نیاز به صرف ساعت‌های طولانی و تحمل دوره‌هایی با فشارکاری زیاد هستند. با توجه به این موضوع و در نظر گرفتن حجم کاری واحد مالی، بروز خطای انسانی اجتناب ناپذیر است، در حالیکه با توجه به حساسیت کاری این بخش، بروز خطا و یا تاخیر در عملکرد به هیچ وجه قابل قبول نمی‌باشد.
استفاده از نرم‌افزار حسابداری موجب افزایش سرعت و دقت در فعالیت‌های بخش حسابداری است. در حال حاضر نرم‌افزار حسابداری مانند نیروی انسانی و سرمایه، جزو ملزومات هر سازمان می‌باشد و انتخاب صحیح آن از نظر مدیران و حسابداران بسیار حائز اهمیت است. در این مقاله سعی کرده‌ایم ویژگی‌های ضروری و مهم یک نرم‌افزار حسابداری را مور بررسی قرار دهیم.
مطالعه این مقاله می‌تواند در فرآیند تصمیم‌گیری برای خرید نرم‌افزار حسابداری، به شما کمک نماید.
گزارش‌دهی و آنالیز:
در دنیای کسب و کار امروز، آگاهی از اطلاعات به منزله در اختیار داشتن قدرت می‌باشد. آگاهی از روند مالی و دریافت گزارش‌های دوره‌ای، یکی از مهم‌ترین ابزارهای مورد نیاز مدیران در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک است. از طرفی سازمان‌ها همواره نیازمند ارائه‌ی گزارش‌های قانونی مانند گزارش خرید و فروش فصلی، ارزش‌افزوده و اظهارنامه مالیاتی هستند و حسابداران زمان بسیاری را برای تنظیم این گزارش‌ها صرف می‌کنند. یک نرم‌افزار حسابداری مناسب، به مدیران و کاربران کمک می‌کند تا با صرف زمان کمتری به گزارشات و اطلاعات دقیق‌تری دسترسی پیدا کنند و در نتیجه در زمان اخذ تصمیمات حیاتی، تصویر شفاف و دقیق‌تری از عملکرد و جریانات مالی سازمان، پیش روی خود داشته باشند.
امنیت:
مهم‌ترین مشخصه‌ی یک نرم‌افزار مالی قابل اعتماد، حفظ امنیت اطلاعات است. از بین رفتن و یا دستکاری و تغییر اطلاعات مالی، از دغدغه‌های اصلی مدیران سازمان‌ها است. نقض امنیت، سبب افشای اسرار تجاری مانند حجم فروش و یا میزان سود و … است که علاوه بر اتلاف زمان و پول، عامل زیان‌های جبران‌ناپذیری در فرآیندهای سازمان است.
نرم‌افزار مالی باید امکان کنترل دسترسی کاربران به اطلاعات و فرمهای عملیاتی را به دقیق‌ترین شکل ممکن در اختیار مدیر سیستم قرار دهد. همچنین امکان مشاهده رویدادها، عملیات و تغییرات مهمی که توسط کاربران مختلف روی داده‌ها اعمال شده باید وجود داشته باشد.
در ضمن، یک نرم‌افزار مالی قابل اعتماد، باید با فراهم کردن امکان تهیه پشتیبان (یا بکاپ) خودکار و دستی در زمان وقوع حوادث احتمالی مانند آسیب‌های سخت‌افزاری و یا آلوده شدن سیستم به بدافزارها و …، اطلاعات را حفظ نماید.
ویژگی‌های گرافیکی:
علم حسابداری مبتنی بر اعداد و ارقام است ولی استفاده از نمودارها و اشکال در بعضی از گزارش‌های کاربردی، برای تصمیم‌گیری مدیران سودمند می‌باشد. کیفیت و طراحی گرافیکی گزارش‌ها، باید به گونه‌ای باشد که، به سادگی شما را از روند فرآیندهای مالی سازمان مطلع سازد.
رابط کاربری مناسب:
نرم‌افزار، محصولی است که در طول روز، ساعت‌ها توسط سرمایه‌ی انسانی سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. اگر یک نرم‌افزار، پیچیدگی کمتری داشته باشد، آموزش کاربران بسیار ساده‌‌تر و سریع‌تر انجام می‌گیرد و علاوه بر افزایش رضایت شغلی و چابکی در فرآیندها، با صرفه‌جویی در زمان و هزینه، سبب افزایش بهره‌وری در سازمان است.
امکان به روز‌رسانی:
تغییرات تکنولوژیکی و قوانین مالی و مالیاتی، عواملی هستند که بروزرسانی و تغییر در نرم‌افزار حسابداری را الزامی می‌کنند. یک نرم‌افزار حسابداری قابل اعتماد، باید از پشتیبانی افراد متخصص و خبره، در دپارتمان تحقیق و توسعه برخوردار باشد، که در مدت زمان مناسب، عوامل تغییر را بررسی نموده و نرم‌افزار را سازگار نمایند.
در واقع، نرم‌افزار باید بطور مداوم توسط دپارتمان تحقیق و توسعه، مورد بازبینی و اصلاح قرار گیرد و امکان بروزرسانی‌های سازگار با تغییرات قانونی را به سادگی و رایگان در اختیار کاربران قرار دهد.
یکپارچگی:
یک سیستم جامع مالی، متشکل از سیستم‌های حسابداری، خزانه‌داری، انبار، خرید و فروش، حقوق و دستمزد، اموال و غیره به صورت یکپارچه می‌باشد. از این رو، اطلاعات وارد شده در نرم‌افزار حسابداری باید قابلیت استفاده در سایر زیرسیستم‌ها و همچنین، دریافت و فراخوانی داده‌ها از آن‌ها را داشته باشد.
امکان بازخوانی و تبادل اطلاعات نرم‌افزار حسابداری با سایر سیستم‌های سازمان، از ویژگی‌هایی است که نرم‌افزار حسابداری مناسب باید از آن برخوردار باشد.
قابلیت گسترش:
اصولا هر کسب و کاری با هدف توسعه و پیشرفت شروع به فعالیت می‌کند. ممکن است در ابتدای راه، استفاده از یک نرم‌افزار حسابداری، برای مدیریت حساب‌های مالی سازمان کفایت کند، اما پس از مدتی با افزایش فروش و یا افزایش تراکنش‌های مالی نیاز به امکانات نرم‌افزار در سایر حوزه‌ها ایجاد شود، برای مثال، با افزایش تعداد کارکنان ممکن است نیاز به سیستم حقوق و دستمزد ایجاد شود. علاوه بر آن ممکن است مدیران تصمیم به توسعه‌ی افقی سازمان خود بگیرند، در اینصورت، با افزایش کسب و‌کارهای هم‌جهت در حوزه‌ی فعالیت سازمان، نیاز به سیستم حسابداری مجزا برای هر کسب و کار بوجود می‌آید.
نرم‌افزار حسابداری خوب باید بتواند توسعه‌ی سازمان را پشتیبانی کند بطوریکه سازمان و کاربر دچار چالش ناخوشایند تعویض و یا تغییر در زیرساخت نرم‌افزار نشود.
امکان سفارشی‌سازی:
نرم‌افزار حسابداری باید قابلیت سفارشی‌سازی مطابق با نیاز سازمان و صنعت را داشته باشد. بطور معمول، نرم‌افزارهای حسابداری که به صورت عمومی طراحی می‌شوند، توان تطبیق با شرایط ویژه و متفاوت هر سازمان را ندارند. هر نرم‌افزار حسابداری خوب باید توسط یک تیم حرفه‌ای و به روز پشتیبانی شود، که این تیم بتواند در کوتاهترین زمان، فرآیند نیازسنجی، سفارشی‌سازی و تطبیق برای هر یک از مشتریان را به درستی انجام دهد.
پشتیبانی و خدمات پس از فروش نرم‌افزار:
خدمات پشتیبانی نرم‌افزار حسابداری از مهم‌ترین مواردی است که در انتخاب این محصول باید مورد توجه و بررسی دقیق قرار گیرد. برای کاربران، بهره‌مندی از حمایت تیم متخصص پشتیبانی در تمام مراحل نصب و راه اندازی، آموزش کار با نرم‌افزار و رفع اشکالات احتمالی و یا تغییرات مورد نیاز در نرم‌افزار، اهمیت دارد. به طور کلی، در بررسی پشتیبانی و خدمات پس از فروش نرم‌افزار، توجه به نکات زیر مهم است:
- باید اطمینان پیدا کنید که در طول مدت استفاده از نرم‌افزار خواهید توانست از پشتیبانی کامل شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار بهره‌مند شوید (توجه به سابقه و پیشینه‌ی شرکت می‌تواند در تصمیم‌گیری راهنمایتان باشد).
- باید روش‌های دریافت خدمات برای شما در دسترس باشد (در این خصوص، توجه به تنوع روش‌های ارائه خدمات می‌تواند راهنمای انتخاب شما باشد).
بطور خلاصه، انتظار کاربران از پشتیبانی نرم‌افزار، تداوم ارتباط و دریافت خدمات تا رفع کامل مشکل احتمالی نرم‌افزاری و کاربری است. رویکرد تیم پشتیبانی نرم‌افزار در ارائه‌ی خدمات نباید صرف انجام وظیفه باشد، هدف این تیم باید کاستن تنش‌های کاری و خلق تجربیات ارزشمند و لحظات آرامش‌بخش برای کاربران باشد.
تناسب قیمت با محصول و خدمات ارائه شده:
قیمت یکی از مواردی است که هنگام خریداری هر محصول مورد بررسی قرار می‌گیرد. در نگاه اول شاید به نظر برسد که همه‌ی نرم‌افزارهای حسابداری دارای ویژگی‌های یکسانی هستند، اما با توجه به موارد ذکر شده، به‌سادگی تفاوت‌های ساختاری و کاربردی نرم‌افزارها آشکار می‌گردد و سبب تمایز در محصولات موجود در بازار می‌باشد. اینکه نرم‌افزار قابلیت بروزرسانی نداشته باشد، امکان دریافت خدمات در آینده از شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار، نامعلوم باشد، کیفیت خدمات فنی پایین و یا محدود داشته باشد و…، همه مواردی است که عدم توجه به آن، در آینده، سازمان شما را با چالش‌های غیرمنتظره و تحمل هزینه‌های سنگین روبرو خواهد کرد.
