یکی از کارکردهای مهم «سیستم کارتابل و گردش کار» تدبیر که از نگارش ۷٫۸ به بعد در سیستمهای مالی و اداری تدبیر در دسترس قرار گرفته است حل مسئلۀ گردش فرمها در سیستم است.
فرض کنید کاربر شمارۀ ۱ اطلاعات سند مالی را در سیستم وارد کرده و تمایل دارد کاربر شمارۀ ۲ از این قضیه آگاه شود و سند را ثبت کند.
برای این کار کافیست روی فرم سند کلیک راست کند و از منوی بازشوی «کارتابل» فرمان «ارسال به کارتابل جهت ثبت» را اجرا کند.
او می‌تواند در صورت اطمینان از پایان «کار» مورد نظر، آن را «بایگانی» کند تا از چرخۀ کارهای جاری خارج شود یا آن را جهت طی فرایندهای سازمانی مورد نیاز بیشتری همچون «تأیید» و «تصویب» به کاربران دیگر «ارجاع» دهد و ….
مثال شرح داده شده یکی از مهم‌ترین قابلیتهای سیستم کارتابل و گردش کار تدبیر یعنی قابلیت گردش فرم در سیستم و ثبت اقدامات خودکار در اثر تغییر وضعیت فرم را نشان می‌دهد.
این امکان علاوه بر آن که روی تمام فرمهای عملیاتی سیستمهای مختلف تدبیر –اسناد حسابداری، سندهای دریافت و پرداخت خزانه‌داری، انواع فاکتور سیستم خرید و فروش و فرمهای ثبت سفارش خرید و فروش، درخواست کالا، قرارداد خرید و فروش، انواع سندهای سیستم انبار شامل رسید، حواله، سندهای انتقال ریالی و مقداری، رسید محصول و فرمهای سیستمهای تدارکات و سفارشات خارجی- در دسترس است و توانایی تشخیص خودکار انواع تغییر وضعیت این فرمها شامل ثبت و برگشت از ثبت، تأیید، تصویب، ابطال و نهایی‌سازی را داراست، امکان ارسال انتخابی ردیفهای داده را از تمام لیستهای نمایش‌دهندۀ داده‌ها را در تمام فرمهای سیستم به کارتابل فراهم می‌کند.
استفاده از کاربران و گروههای تعریف شده و موجود در سیستم، کنترل دسترسی روی نمایش انواع فرمها و لیستهای داده، امکان پیوست فایلهای باینری و ذخیرۀ آنها در پایگاه داده‌های جداگانه و اختصاصی تصاویر جهت کنترل روی حجم داده‌های ذخیره شده، امکان پوشه‌بندی، بدلخواهسازی انواع کارها و اقدامات، گزارشگیری روی وضعیت دریافت کارهای ارسالی توسط گیرندگان، سابقۀ فرمها در کارتابل و همینطور سابقۀ ارجاعات کارها از ویژگیهای دیگر این سیستم است. رعایت ملزومات سیستم اتوماسیون اداری همچون مراقبت دقیق از سابقۀ کارها و عدم امکان دستکاری اطلاعات کارهای ارسال شده، پشتیبانی از محرمانگی، امکان ثبت اقدام خصوصی روی کارها، رعایت ضوابط مورد نیاز جهت پشتیبانی از ارسال رونوشت مخفی برای کاربران، امکان کنترل دسترسی روی عملیاتی همچون ارجاع، بایگانی و برگشت از بایگانی، ارسال فرم و لیست به کارتابل و … از دیگر ویژگیهای این سیستم است.
این سیستم، که با دیدگاه استفادۀ آسان و به دور از پیچیدگیهای متداول سیستمهای اتوماسیون اداری طراحی شده است می‌تواند امکان گردش کار در سیستم مالی و اداری تدبیر را با حداقل هزینه و با حداقل زمان مورد نیاز جهت پیکربندی و آموزش کاربران در سازمانهای مشتری سیستمهای تدبیر فراهم آورد و در آینده با دریافت نظرات کاربران بیش از پیش به سوی رفع نیازهای کاربران سیستم جامع تدبیر در جهت تعامل درون‌سازمانی گام بردارد.
پنج شنبه ۲۸ آذر ۱۳۹۲
حمیدرضا محمدی کارشناس نرم افزار شرکت پردازش موازی سامان