لیست‌های انجام کار برای اهداف طولانی‌مدت خوب نیستند، اما این روش جدید برای برنامهریزی بلند مدت آسان‌تر و بسیار کارآمد است.
اولویت‌بندی کارها، یعنی نوشتن آن‌ها به ترتیب اهمیت و حذف کردنشان به محض انجام دادن، یکی از آسان‌ترین راه‌ها برای نوشتن برنامهریزی روزانه است. لیست انجام کار در انجام دادن امور روزانه شما را یاری می‌کند، اما برای برنامهریزی بلندمدت مانند شمشیر دو لبه است. خط زدن کارها شاید کارآمد به نظر برسد؛ اما از آنجایی که در اهداف بلندمدت کارها همیشه در حال اضافه شدن هستند، به نظر می‌رسد که این لیست پایان‌ناپذیر است. همچنین دسته‌بندی کارها با در نظر گرفتن اهمیتشان، فرآیندی طولانی است که زمان زیادی می‌گیرد. روشی که در ادامه‌ی این مقاله بررسی می‌کنیم دو مرحله دارد و کمک می‌کند که همیشه روی کارهای مهم متمرکز باقی بمانید.
مرحله‌ی اول: تصویر نقاشی‌شده
شما نمی‌توانید کارهایتان را اولویت‌بندی کنید، مگر اینکه تصویر واضحی از آینده داشته باشید. بنابراین تصویری از هدف نهایی خود در بلندمدت تهیه کنید. برخی برندها از این تصویر تحت عنوان Painted Picture یاد می‌کنند و جزئیات کسب و کار خود را در پنج سال آینده به تصویر می‌کشند. این کار به آن‌ها کمک می‌کند که مسیر خود را حفظ و اولويت‌بندی‌های خود را راحت‌تر ارزیابی کنند. تصویر نقاشی شده مؤلفه‌ی اصلی این روش است و کمک می‌کند تا اعضای تیم در راستای هدف اصلی حرکت کنند. اگر یک کار به اهداف بلندمدت مربوط نباشد، اولویت محسوب نمی‌شود و در لیست برنامهریزی جایی ندارد.
یک کاغذ بردارید و آن را سه قسمت کنید. قسمت بالایی جایی است که نسخه‌ی کوچکی از تصویر نقاشی‌شده قرار می‌گیرد. این تصویر می‌تواند مراحل رسیدن شما به یک هدف بزرگ یا راه‌اندازی کسب‌وکار خودتان باشد. مدت‌زمان این برنامهریزی به خودتان بستگی دارد و بهتر است حداقل یک سال باشد.
مرحله‌ی دوم: یادداشت سه اولویت مهم
در مرحله‌ی دوم باید سه اولویت مهم را برای یک روز، یک هفته، یک ماه و سه ماه یادداشت کنید. صفحه را به چهار قسمت تقسیم‌بندی کنید و سه کار مهمی را که باید در هر بازه‌ی زمانی انجام دهید، یادداشت کنید. در برابر وسوسه مقاومت کنید و بیش از سه مورد را یادداشت نکنید. طبق گفته‌ی جیم کالینز نویسنده، اگر بیش از سه اولویت داشته باشید یعنی هیچ اولویتی ندارید.
برای اینکه ببینید کدام کارها اولویت بیشتری دارند، به تصویر نقاشی‌شده رجوع کنید. برای هر کار از خودتان بپرسید آیا انجام آن من را به هدفم نزدیک‌تر می‌کند یا خیر؟ اگر پاسخ منفی است کمی بی‌رحم باشید و آن را از لیست خط بزنید. در پایان هر روز، لیست روز بعد را آماده کنید و در پایان هر هفته، هر ماه و هر سه ماه نیز همین‌طور رفتار کنید.
جلوتر که می‌روید اولویت‌های سه‌ماهه به اولویت هفتگی تبدیل خواهند شد تا جایی که کاملا به هدف مورد نظر خود برسید. محدود کردن اولویت‌ها به سه مورد، کمک می‌کند که اهدافتان قابل هضم باشند.
شاید در روزهای اول احساس کنید که هیچ کاری از پیش نمی‌برید مخصوصا اگر به تهیه‌ی لیست‌های بلند عادت کرده باشید. اما به مرور زمان متوجه می‌شوید که دستاوردهای بیشتری داشته‌اید. هرقدر تمرکز روی کارها بیشتر باشد، نتیجه‌ی بهتری نیز به همراه خواهد داشت.
منبع: INC