مروری بر راه‌حل‌های ERP
در پنجاه سال گذشته، اختراع کامپیوتر و توسعه با شتاب این فناوری از یک طرف و بهره‌گیری فراگیر از فناوری اطلاعات در تمامی بنگاه‌های اقتصادی، سازمان‌های دولتی، نهادها و… از طرف دیگر، باعث گشته است که با قاطعیت تمام بتوان گفت که بدون استفاده اثربخش از فناوری اطلاعات توسعه پایدار در سطح صنعت، در سطح یک بنگاه اقتصادی و حتی در سطح خانواده امکانپذیر نخواهد بود.
در این راستا کارگروه نرم‌افزارهای پیشرفته سازمانی (ERP) که در زیر مجموعه کمیسیون نرم‌افزار سازمان نظام صنفی رایانه‌ای استان تهران شکل گرفته است، با توجه به اهمیت فراوانی که استفاده اثربخش از راه‌حل‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان در توسعه پایدار بنگاه‌های اقتصادی ایرانی دارد بر آن شده است تا با برپایی انواع میزگردها و جلسات بحث و گفتگو، در جهت توسعه دانش و همسوسازی دیدگاه‌ها و تفکرات مجریان، مشاوران و بهره‌برداران این گونه راه‌حل‌ها اقدام نماید.
در این راستا اولین میزگرد این گروه با حضور جمعی از صاحبنظران در نیمه اول سال ۱۳۹۳ شکل گرفت:
آقای بهزاد مقصودی، عضو هئیت رئیسه کارگروه و مدیرعامل شرکت پردازش موازی سامان، نیز در این جمع حضور داشتند.در اینجا اهم موارد مطرح شده از جانب ایشان ارائه می‌شود:
سؤال: ERP چه نوع پروژهای است و ویژگی‌های اصلی آن چیست؟
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان یا ERP یک نرم‌افزار یکپارچه فرایندگراست که مجموعه‌ای از بهروش‌ها را در خود دارد. روی بهروش‌ها تأکید دارم و بعداً بیشتر درباره آن صحبت خواهم کرد. یک بخش مهم از ERP مجموعه بهروش‌هایی است که شرکت ارائهدهنده براساس تجربیاتی که در صنایع مشابه داشته در محصول خود گردآوری نموده است.
کارهایی که نرم‌افزار ERP عملاً بایستی در سازمان انجام دهد از اجرای فرایندها شروع می‌شود، ضمن آن که همراه با اجرا، باید کنترل و پایش هم صورت بگیرد. درضمن موضوع تحلیل داده‌ها و اطلاعات را هم نباید فراموش کنیم. بیشتر ERPهای امروزی همراه خود، یک سیستم هوش کسبوکار (BI) را هم دارند و BI به عنوان بخشی یکپارچه از محصول ERP ارائه می‌شود. داشتن محیطی برای تعریف و کنترل شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و پایش کردن آن‌ها و پیش‌بینی روندها، بخش مهمی از نرم‌افزارهای ERP مدرن است.
با پیاده‌سازی ERP در سازمان طبیعتاً باید بتوانیم پیش‌بینی هم بکنیم. اگر روند اجرای فرایندها و شاخص‌ها امروز به این صورت است، در آینده به چه وضعیتی خواهیم رسید؟ بر اساس این پیش‌بینی‌ها و با مقایسه آن با اطلاعات واقعی فرایندها، قادر خواهیم بود که بهبود مستمر را در سازمان انجام دهیم.
من با تعریف ERP به‌عنوان یک پروژه موافق نیستم و اعتقاد دارم که ERP یک محصول نرم‌افزاری است، ولی از زمانی که قدم به سازمان مشتری می‌گذارد تبدیل به پروژه می‌شود. هنگامی که می‌خواهیم آن را اجرا کنیم و در سازمان مستقر نماییم یک پروژه می‌شود، آن‌هم پروژهای کاملاً مدیریتی. این که ERP را یک پروژه فناوری اطلاعات به حساب بیاوریم نگرش اشتباهی است. در ضمن لازم به ذکر است که روش انتخاب راه‌حل‌های ERP در سازمان‌ها هم در واقع یک پروژه است و برای خودش متدولوژی دارد. باید برای آن، یک تیم از تمام بخش‌های سازمان تشکیل شود. همه مالکان فرایندهای سازمان باید در این امر دخیل باشند. باید دقت کرد که بهروش‌های موجود در ERP انتخاب شده، خیلی نزدیک به نیازهای سازمان باشد تا برای راه‌اندازی موفق نرم‌افزار، دچار سفارشی‌سازی بیش از حد نشویم.
اگر سفارشی‌سازی از حد معینی بیشتر شود باعث ناپایداری محصول می‌گردد. در رابطه با فرایندهای اصلی، سازمان باید سعی کند تا از طریق مهندسی مجدد فرایندها، حتی‌الامکان خود را به امکانات و روش‌هایی که در محصول پیش‌بینی شده نزدیک سازد و سفارشی‌سازی را بگذارد برای فرایندهایی که یا بسیار خاص هستند و یا فرعی محسوب می‌شوند و در محصولات موجود در بازار پیش‌بینی نشده‌اند.
در مورد معماری نرم‌افزارهای ERP نیز ذکر چند نکته حائز اهمیت است. یک نرم‌افزار ERP حرفه‌ای و جا افتاده اصولاً معماری خوبی دارد. سیستم‌های ERP مطرح در بازار جهانی، معمولاً از یک زیرساخت تحت عنوان گذرگاه خدمات سازمانی (ESB) برخوردارند که به‌عنوان یک لایه افقی در نظر گرفته می‌شود و ماژول‌های ERP (از قبیل مالی، تدارکات، تولید یا فروش) به عنوان لایه‌های عمودی روی آن قرار می‌گیرند. وجود یک معماری چند لایه و ترجیحاً مبتنی بر سرویس و همچنین تعداد ماژول‌های عمودی و وسعت و عمق امکانات، لیستهای کارکردی و بهروش‌های موجود در آن‌ها، یکی از شاخص‌های مهم برای ارزیابی نرم‌افزارهای ERP است.
در مورد Enterprise هم (که بخش اول نام ERP را تشکیل می‌دهد) این توضیح لازم است که در مباحث امروزی، مجموعه سیستم‌های سازمانی یا بنگاه، فقط شامل سیستم‌های درون‌سازمانی نمی‌شود، بلکه تمامی تأمینکنندههای سازمان، مشتری‌های سازمان (که ممکن است در نقاط مختلف جهان واقع باشند) و تمامی سودبران (ذی‌نفعان) سازمان (اعم از سهام‌داران، مدیران ارشد و کارکنان) باید بتوانند فرایندهای مرتبط با خود را ببینند و پایش کنند.
در سیستم‌های جدید ERP بحث استفاده از سازوکارهای شبکه‌های اجتماعی هم به‌صورت یکپارچه با سایر بخش‌های نرم‌افزار مطرح است. به این معنی که تمامی سودبران فرایندها بتوانند همزمان با استفاده از سیستم، نظرهای اصلاحی یا انتقادی خود را هم در رابطه با فرایندها و رویه‌ها، با روش‌هایی که در شبکه‌های اجتماعی شناخته شده (مانند Like وDislike و…) طرح نمایند.
سؤال: بهره‌گیری از راه‌حل ERP برای چه سازمان‌هایی موضوعیت دارد؟
هر سازمانی که مدیریت منابع دارد به ERP نیازمند است. تصور اشتباهی است که ERP را فقط مختص شرکت‌های تولیدی و صنایع بدانیم. درحال حاضر نهادهایی مثل دولت، بخش خدمات، نهادهای آموزشی و حتی سازمان‌های مردم‌نهاد و غیرانتفاعی نیز می‌توانند ERP داشته باشند. ارزش‌افزوده‌ای که ERP در بخش خصوصی ایجاد می‌کند، منجر به افزایش توان رقابتی از طریق بالا بردن بهره‌وری می‌گردد. دربخش غیرخصوصی، ERP می‌تواند باعث کنترل و نظارت بهتر شود. سیستم ERP می‌تواند در این نهادها به سودبران بگوید که آیا از منابع (که به‌صورت بودجه‌های مشخص به واحدهای مختلف سازمان تخصیص می‌یابد) به‌درستی استفاده می‌شود یا خیر.
یک اشتباه رایج دیگر این است که ERP فقط می‌تواند در سازمان‌های بزرگ پیاده‌سازی شود. حال آن‌که با توجه به ظهور فناوری‌های جدیدی مانند پردازش ابری و اجاره نرم‌افزار به‌عنوان یک سرویس که باعث کاهش هزینه خرید و استفاده از نرم‌افزار می‌شود، سازمان‌های خیلی کوچک هم توان استفاده از ERP را یافته‌اند. ضمن این‌که نرم‌افزارهای ERP نیز برای مخاطبان با اندازه‌های مختلف (کوچک، متوسط یا بزرگ) طراحی می‌شوند؛ بنابراین هر سازمانی چه کوچک و چه بزرگ برای مدیریت منابع گران‌قیمت خود به ERP احتیاج دارد، فقط باید بسته به نوع کار و پیچیدگی فرایندهایش ERP مناسبی را انتخاب نماید.
سؤال: آیا راه‌حل ERP یک بسته نرم‌افزاری از پیش آماده است؟ تفاوت آن بسته‌های نرم‌افزاری در چیست؟ درراهحلهای ERP نیازهای اختصاصی کاربران چگونه پیاده‌سازی می‌گردد؟
من همچنان اصرار دارم که خود ERP یک بسته نرم‌افزاری است ولی استفاده از آن نیازمند استقرار است و روی کلمه استقرار تأکید می‌کنم. سیستم ERP یک بسته نرم‌افزاری است با مجموعه‌ای از بهروش‌های آماده که یک صنعت خاص یا مجموعه‌ای از صنایع را پوشش می‌دهد. کاملاً موافقم که بعد از تهیه ERP جهت پیاده‌سازی و استقرار آن در سازمان باید یک پروژه مدیریتی تعریف شود. خیلی مهم است که ERP درست انتخاب شده باشد و خوب استقرار یافته باشد و از امکانات آن به‌خوبی استفاده شود. طبیعتاً برای این منظور حتماً باید فرایندهای سازمان از طریق باز مهندسی فرایندها (BPR) دچار تغییر و تحول گردد.
در مورد سفارشی‌سازی باید بگویم که هیچ نرم‌افزاری قطعاً پاسخگوی تمام نیازهای همه سازمان‌ها نمی‌تواند باشد. معمولاً در فرایندهای هر سازمان مواردی یافت می‌شود که در بسته‌های ERP پیش‌بینی نشده است و برای پوشش دادن آن‌ها باید به سفارشی‌سازی نرم‌افزار اقدام کرد.این امر در چند سطح می‌تواند صورت بگیرد که عبارت‌اند از:
پیکربندی: یکی از مراحل مهم در راه‌اندازی ERP در هر سازمانی، مرحله پیکربندی است. هر نرم‌افزار ERP مجموعه‌ای از گزینه‌ها و تنظیمات دارد که با تنظیم دقیق آن‌ها می‌توان بدون برنامه‌نویسی و تغییر در نرم‌افزار مسیر فرایندها را کنترل کرد و یا تغییر داد.
تغییرات فرایندی: در این بخش با استفاده از ابزارهای پیش‌بینی شده در محصول ERP همچون موتورهای گردش‌کار و محیط‌های طراحی فرایند، می‌توان برخی از فرایندهای موجود در نرم‌افزار را با افزودن مسیرها و شاخههای فرعی جدید با نیازهای کسبوکار سازمان منطبق نمود، یا برخی فرایندهای فرعی را به نرم‌افزار افزود.
تغییرات مربوط به منطق کسبوکار: در این قسمت فقط با تغییر فرایند روبرو نیستیم بلکه با مفاهیم و منطق‌های کاری و همچنین موجودیت‌های کاملاً جدیدی سروکار داریم که در نرم‌افزار پیش‌بینی‌نشده است. این‌گونه تغییرات معمولاً از طریق SDKها یا محیط‌هایی برای نوشتن SCRIPT که همراه ERP ارائه شده و یا از طریق اضافه کردن یک یا چند افزونه انجام می‌گردد و اینجاست که بحث جدا بودن محیط پیاده‌سازی نرم‌افزار از محیط توسعه اهمیت پیدا می‌کند.
در بسته‌های نرم‌افزاری آماده معمولاً تغییرات مربوط به پیاده‌سازی نرم‌افزار در یک محیط انجام می‌شود ولی در مورد ERP باتوجه به تعریفی که در کمیته علمی کارگروه ERP نظام صنفی رایانه‌ای نیز به تصویب اعضا رسیده، باید محیط‌ها و متدولوژی‌های توسعه و پیاده‌سازی از هم جدا باشد.
نکته دیگری که باید برآن تأکید کرد آن است که استقرار و پیاده‌سازی نرم‌افزارهای ERP در سطح بین‌المللی عموماً توسط شرکت‌های پیاده‌ساز صورت می‌گیرد حال آن که شرکت‌های ایرانی تولیدکننده نرم‌افزارهای سازمانی معمولاً خودشان اقدام به پیاده‌سازی و استقرار نرم‌افزارهایشان می‌کنند و بحث پیاده‌سازی توسط شرکت‌های ثالث هنوز به بلوغ کافی نرسیده است. ضمن این‌که تعدد شرکت‌های همکار و پیاده‌ساز در مناطق جغرافیایی مختلف خود یکی از شاخص‌های مورد توجه هنگام گزینش نرم‌افزار ERP برای سازمان است.
سؤال: بهروش در ERP به چه معنی است؟ آیا بهروش به معنی فرایندهای استاندارد و مشابه در سازمان‌های مختلف است؟ چه پارامترهایی در طراحی یک بهروش مؤثر است؟
بهروش‌ها نیز همانند خود محصولات نرم‌افزاری باید توسط شرکت تولیدکننده نگهداری شوند و توسعه یابند. بهروش‌ها نیز مانند خود نرم‌افزار باید در نسخه‌های متعدد نگهداری و ارائه شوند. نکته مهم دیگر آن است که باید بهروش‌ها به‌صورت قابل فهم و در قالب نمادها و نمودارهای استاندارد تهیه و نگهداری شوند. به این ترتیب، هم مشتری، هم تیم تولیدکننده و هم تیم پیاده‌ساز، با یک زبان مشترک و استاندارد می‌توانند روی بهروش‌ها بحث و تبادل‌نظر کرده و به توافق برسند.
این کار این حسن را دارد که مشتری با یک نگاه به نمودار استاندارد فرایند (مثلاً فرایند فروش) می‌تواند متوجه شود که نرم‌افزار دارای پیچیدگی و سطح بلوغ بالاتری باشد منطقاً دارای بهروش‌های بیشتر و کامل‌تری خواهد بود. همین موضوع در مورد سازمان استفادهکننده هم مطرح است و ترجیحاً بهتر است نرم‌افزار ERP و سازمان استفادهکننده از سطح بلوغ مشابهی برخوردار باشند و چنانچه یکی از این دو طرف دارای سطح بلوغ پایین‌تری باشد اصولاً با چالش‌هایی مواجه خواهد شد و باید بکوشد تا خود را به سطح بلوغ طرف مقابل نزدیک کند.
به عنوان مثال اگر نرم‌افزار ERP مورد بحث از سابقه‌ای طولانی در صنعت مورد نظر برخوردار بوده و قبلاً در چندین سازمان مشابه با موفقیت پیاده‌سازی شده باشد، منطقی است که سازمان استفادهکننده باید سعی کند بسیاری از فرایندهای خود را به آنچه در بهروش‌های نرم‌افزار پیش‌بینی شده نزدیک کند. اگر چنانچه عکس این موضوع صادق باشد، شرکت نرم‌افزاری دچار چالش‌های بسیار خواهد شد و باید تلاش کند تا فرایندهای موجود در نرم‌افزار خود را ارتقا و گسترش بدهد تا بتواند نرم‌افزارش را به سطح بلوغ سازمان مشتری نزدیک نماید.
نکته بعدی در بهروش‌ها عبارت است از طراحی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIها) مناسب برای هر فرایند. مثلاً اگر ذکر می‌کنیم که فرایند فروش از یک نقطه شروع می‌شود و در یک نقطه به پایان می‌رسد در انتها باید چند شاخص کلیدی که برای ارزیابی عملکرد این فرایند لازم هستند را هم ذکر کنیم (به عنوان مثال حجم مقداری یا ریالی فروش در بازه زمانی معین تقسیم بر تعداد پرسنل فروش). این کار کمک می‌کند که سازمان استفادهکننده از ERP بتواند فرایندهای کلیدی خود را به طور مستمر با چند عدد مشخص کنترل و ارزیابی کند و آن‌ها را با شاخص‌های مربوط به فرایندهای شرکت‌های رقیب یا بهترین‌های صنف خود مقایسه نماید.
سؤال: در ایران، مهم‌ترین موانع برای اجرای موفق راه‌حل‌های ERP دریک سازمان چیست؟ مخاطرات و ریسک‌های اجرای راه‌حل‌های ERP چیست و چگونه می‌توان آن‌ها را مدیریت کرده و کاهش داد؟ چگونه می‌توان سازمان‌ها را برای پذیرش ERP آماده کرد؟
مخاطرات و ریسک‌های اجرای ERP را می‌توان به سه دسته کلی تقسیم کرد: موارد مربوط به سازمان مصرف‌کننده، موارد مربوط به شرکت ارائه دهنده و موارد مربوط به روند اجرا و مدیریت پروژه استقرار ERP در مورد مخاطرات مربوط به سازمان مصرف‌کننده همکاران محترم مباحث مبسوطی را مطرح کردند، لذا من بیشتر به مخاطرات گروه دوم و سوم اشاره خواهم کرد. ریسک‌های مربوط به شرکت ارائه دهنده عموماً عبارت‌اند از کمبود تجربه یا سطحی بودن دانش تیم استقرار پروژه در رابطه با بهروش‌های صنف یا صنعت مورد نظر، ضعف‌های فنی و فناورانه در ابزارها و نرم‌افزارهای ارائه شده و فقدان متدولوژی منسجم برای استخراج نیازمندی‌ها و تحلیل وضعیت موجود و مطلوب برای فرایندهای سازمان مصرف‌کننده. خوشبختانه این مخاطرات را می‌توان در فاز انتخاب نرم‌افزار ERP تاحد زیادی کنترل نمود. اولین و اساسی‌ترین نکته آن است که شرکتی که می‌خواهد اقدام به خرید ERP کند باید نیازهای خود را به‌دقت بشناسد و هدف خود از اجرای ERP را به روشنی تعیین کرده باشد. این که امروز در چه نقطه‌ای است و پس از راه‌اندازی ERP به کجا می‌خواهد برسد و مهم است که تمامی مدیران و سودبران سازمان در این موضوع دخیل باشند و به یک اتفاق نظر کلی دست‌یافته باشند. پس از مشخص شدن نیازها، حال می‌توان به ارزیابی محصولات موجود در بازار و شرکت‌های ارائهدهنده پرداخت. بهتر است این کار با یک متدولوژی منسجم و با کمک مشاوران با تجربه انجام شود تا بتوان قابلیت‌ها و امکانات مهم هر نرم‌افزار و توانایی‌های شرکت ارائهدهنده و سوابق اجرایی آن را بررسی نمود.
با انتخاب یک ارائهدهنده مناسب در این فاز بسیاری از مخاطرات کنترل خواهند شد، هر چند در صورت نیاز به یک محصول و ارائهدهنده خارجی به علت مشکلات ناشی از تحریم‌های اقتصادی ممکن است با چالش‌هایی روبرو شویم.
گروه دیگر مخاطرات آن‌هایی هستند که در هنگام اجرای پروژه بروز و ظهور می‌یابند. در این زمینه که چرا پروژه‌های ERP در زمان تعیین شده به نتیجه نمی‌رسند، آمارهای دقیق و مبسوطی در سطح بین‌المللی وجود دارد. آمار زیر مربوط به دلایل عدم اجرای به موقع پروژه‌های ERP در سال ۲۰۱۲ است: در ۲۹ درصد از موارد، تغییر ابعاد اولیه پروژه نقش داشته است؛ یعنی سازمان اجرای پروژه را با اهداف و نیازمندی‌هایی شروع کرده که در حین اجرا دچار دگرگونی و تحول اساسی شده‌اند.
در۲۰ درصد از موارد مسائل درونی سازمان نقش داشته است.
در ۱۷ درصد از موارد، مسائل مربوط به داده‌ها و اطلاعات دخیل بوده است.
در دسترس بودن اطلاعات، قابل استفاده بودن یا به اصطلاح تمیز بودن داده‌های موجود در سازمان و همچنین مالکیت و محرمانگی اطلاعات جزو چالش‌های مهم استقرار ERP در سازمان‌هاست.
در ۱۷ درصد از موارد، محدودیت منابع، در ۱۵درصد از موارد، مسائل آموزشی، در ۱۴ درصداز موارد، مسائل فنی و تکنیکی و نهایتاً در ۴ درصد از موارد، مشکلات مربوط به عملکرد شرکت ارائهدهنده جزء عوامل دخیل در طولانی شدن پروژهای استقرار ERP ذکر شده است.
همان‌طور که می‌بینیم مشکلات فنی و تکنیکی در درصد پایینی از موارد به نتیجه نرسیدن به موقع پروژه‌های ERP نقش داشته‌اند. این آمارها بین‌المللی است و طبیعتاً برای رسیدن به آمارهای بومی و داخلی باید مطالعات جداگانه‌ای انجام شود و تا آنجا که من اطلاع دارم تا کنون آمار دقیق و قابل اتکایی در این زمینه منتشر نشده است.
معضل دیگری که در سطح سازمان‌ها با آن مواجه هستیم، بودجه اندکی است که مدیران ارشد برای اجرای پروژه ERP تخصیص می‌دهند. بودجه محدود باعث اجرای ناقص یا ناتمام بخش‌هایی از پروژه ERP می‌شود که می‌تواند روی سرنوشت کل پروژه تأثیر بگذارد. وظیفه ما به عنوان فعالان حوزه نرم‌افزارهای سازمانی، این است که فرهنگ استفاده مؤثر از ERP و صرف هزینه مناسب برای آن را بین مدیران صنایع مختلف، ایجاد کنیم و این آگاهی را به آن‌ها بدهیم که استفاده از این نرم‌افزارها نهایتاً به سود سازمان خواهد بود و بازگشت سرمایه بسیار بالایی خواهد داشت.
نکته دیگری که در رابطه با کاهش ریسک استقرار پروژه‌های ERP شایان ذکر است، استفاده از متدولوژی‌های چابک برای این منظور است. این روندی است که در سطح شرکت‌های بزرگ ارائهدهنده ERP در سطح جهان هم دیده می‌شود. در این متدولوژی‌ها سعی بر تشخیص هر چه سریع‌تر نیازهای کاربر و ارائه راه‌حل‌های آماده در کوتاه ترین زمان ممکن است.
منبع: ماهنامه گزارش کامپیوتر
از شرکت پردازش موازی سامان تولید کننده محصولات تدبیر و سیستم حسابداری مالی، اداری، بازرگانی و حسابداری صنعتی