در نرم‌افزار تدبیر، امکان تغییر فرم‌های چاپی در اختیار مدیر سیستم قرار دارد. اگر کاربر وارد شده، مدیر سیستم نباشد و دسترسی تغییر فرم‌های چاپی را نداشته باشد، دکمه تغییر فرم کار نمی‌کند. برای استفاده از امکان تغییر فرم توسط کاربر غیر مدیر سیستم، می‌بایست مراحل زیر صورت پذیرد:
۱- با رمز مدیر سیستم وارد برنامه شوید.
۲- از منوی امکانات، گزینه مدیریت گروه‌ها را انتخاب نمایید تا فرم مدیریت گروه‌ها نمایش داده شود.
برای تخصیص دسترسی تغییر فرم‌های چاپی به کاربر غیر مدیر سیستم، دکمه اصلاح را کلیک نمایید تا فرم ایجاد/اصلاح گروه فراخوانی گردد. سپس از لیست سیستم، سیستم حسابداری و از لیست فرم، تغییر فرم‌های چاپی را انتخاب نموده و چک باکس مشاهده را علامت‌دار نمایید.
از این پس در صورتی که کاربر غیر مدیر سیستم وارد فرم مدیریت گزارشات شود (با فشردن کلید ترکیبی ALT+Q)، می‌تواند با استفاده از دکمه تغییر فرم، فرم‌های چاپی را تغییر دهد.